Werbungskosten: Was das ist und wie man sie in der Steuerklärung absetzt

Was sind Werbungskosten?

Nach dem Einkommenssteuergesetz (EStG) sind Werbungskosten "Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen" (§ 9 Abs. 1). Heißt übersetzt: Alle Ausgaben in Zusammenhang mit Deinem Arbeitsverhältnis zählen als Werbungskosten.

Und das ist mehr als Du vielleicht im ersten Moment denkst. Denn schon bei der Bewerbung bei Deinem Arbeitgeber, hast Du Geld ausgegeben. Wenn Du täglich zur Arbeit pendelst, läppert sich einiges an Fahrtkosten zusammen. Weitere Werbungskosten entstehen durch berufliche Fortbildungen, Gewerkschaftsbeiträge, Dienstreisen und vieles mehr.

Bei der Einkommenssteuererklärung darfst Du die Werbungskosten von Deinem beruflichen Einkommen abziehen. Steuern zahlst Du nur auf den verbleibenden Betrag. Werbungskosten wirken also steuermindernd.

Wer darf Werbungskosten absetzen?

Folgende Personen dürfen bei der Steuererklärung Werbungskosten abrechnen:

• Arbeitnehmer, die durch eine unselbstständige Tätigkeit Geld verdienen
• Rentner
• alle Personen, die Geld anlegen und daraus Einkünfte (Zinsen) beziehen
• Vermieter

Selbstständige können in ihrer Steuererklärung keine Werbungskosten angeben. Bei ihnen werden die Betriebsausgaben auf andere Art und Weise abgerechnet.

Wie hoch ist die Werbungskostenpauschale?

Wenn Du in Deiner Steuererklärung Werbungskosten geltend machen willst, hast Du zwei Möglichkeiten: Du kannst entweder die sogenannte Werbungskostenpauschale nutzen oder Deine Ausgaben exakt auflisten. Die bequemere Variante ist die Werbungskosten-Pauschale. Für viele Arbeitnehmer ist sie aber nachteilig, weil sie durch eine individuelle Abrechnung der Werbungskosten mehr Steuern sparen können.

Der Werbungskosten-Pauschbetrag wird vom Finanzamt ganz automatisch berücksichtigt, ohne dass Du bei Deiner Steuererklärung Werbungskosten aufschlüsseln musst. Derzeit beträgt die Werbungskostenpauschale 1.230 € pro Jahr (Stand 2024). Diesen Betrag zieht das Finanzamt bei jedem Arbeitnehmer vom Einkommen ab - egal wie hoch die Ausgaben tatsächlich waren.

Wann solltest Du die Werbungskostenpauschale nutzen und wann solltest Du Deine Ausgaben exakt aufschlüsseln? Wenn Du tatsächlich weniger als 1.230 € an beruflichen Ausgaben hattest, dann ist der Werbungskosten-Pauschbetrag die bessere Option. Hast Du dagegen nachweislich mehr als 1.230 € ausgegeben, dann kannst Du durch die exakte Angabe der Werbungskosten Steuer sparen. Viele Arbeitnehmer überschreiten die 1.230 €-Grenze allein schon durch ihre Fahrtkosten zum Arbeitsplatz.

Pauschalen für einzelne Arten von Werbungskosten

Auch wenn es vielleicht verwirrend klingt: Neben der allgemeinen Werbungskostenpauschale von 1.230 € gibt es auch noch Teil-Pauschalen für einzelne Arten von Werbungskosten.

Falls Du Dich für die exakte Abrechnungsmethode und nicht die 1.230 €-Pauschale entscheidest, kannst Du trotzdem für einzelne Posten pauschale Beträge angeben. Ein bekanntes Beispiel ist die Pendlerpauschale zur Abrechnung von Fahrtkosten, die sich aus der Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnort berechnet. Der Vorteil: Wenn Du diese Werbungskostenpauschale für Pendler angibst, brauchst Du nicht jede einzelne Tankstellen-Quittung aufbewahren.

Solche Teil-Pauschalen gibt es auch für andere Arten von Werbungskosten. Das erleichtert Dir als Steuerzahler und den Finanzbeamten, die Deine Steuererklärung prüfen, ein wenig das Leben.

Wo kann ich Werbungskosten in der Steuerklärung angeben?

Falls Du Dir pauschale Werbungskosten von 1.230 € anrechnen lässt, hast Du es einfach: Du musst nirgendwo etwas ankreuzen oder ausfüllen. Die Werbungskostenpauschale berücksichtigt das Finanzamt völlig automatisch. Bei der exakten Berechnung musst Du Deine Ausgaben detailliert aufschlüsseln und in das richtige Anlage-Blatt eintragen.

Je nachdem, welche Art von Werbungskosten Du absetzt, brauchst Du diese Anlagen:

• Arbeitnehmer: Anlage N
• Rentner: Anlage R
• Vermieter: Anlage V
• Kapitaleinkünfte: Anlage KAP

Beim Ausfüllen der Anlagen musst Du Dich durch eine Reihe von Einzelposten kämpfen - allein die Anlage N hat in Papierform drei Seiten. Falls Du Dir beim Ausfüllen nicht sicher bist, dann lass Dich besser von einem Steuerberater oder einem Lohnsteuerhilfeverein beraten!

Du willst Dir die Kosten sparen? Dann nutze doch einfach eine Steuer-Software! Dabei handelt es sich um laiengerechte Programme, mit denen Du ganz ohne Vorkenntnisse in kurzer Zeit eine rechtskonforme Steuererklärung erstellst. Die Software fragt Dich nach allen relevanten Daten und errechnet dann selbstständig die richtigen Beträge und Angaben. Auch die Werbungskosten-Pauschale - falls Du sie nutzt - sowie andere wichtige Pauschalbeträge berücksichtigt das Programm völlig automatisch.

Die Steuer-Software übernimmt also den Job eines Steuerberaters, ohne Dir dafür ein hohes Honorar abzuknöpfen. Wir empfehlen Dir das Programm taxfix, das Du online kostenlos testen kannst. Falls Du die von der Software erstellte Steuererklärung dann tatsächlich an das Finanzamt einreichst, zahlst Du einmalig 39,99 Euro.

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Was muss ich beim Abrechnen von Werbungskosten beachten?

Falls Du nicht die Werbungskosten-Pauschale von 1.230 € nutzt, sondern Deine Ausgaben exakt abrechnest, gilt es ein paar Stolperfallen zu vermeiden. Damit das Finanzamt Deine Steuererklärung akzeptiert, solltest Du auf Folgendes achten:

• Belege: Seit dem Steuerjahr 2018 kannst Du Deine Einkommenssteuererklärung ganz ohne Belege einreichen. Falls Dich aber das Finanzamt dazu auffordert, musst Du trotzdem Nachweise (Quittungen, Rechnungen etc.) für Deine Ausgaben vorzeigen! Wenn Du die Werbungskosten exakt aufschlüsselst, brauchst Du daher immer die entsprechenden Belege.
• Gemischte Ausgaben (beruflich / privat): Oft kann man nicht völlig trennscharf zwischen beruflichen und privaten Ausgaben unterscheiden. Beispielsweise nutzt Du Dein Smartphone oder Deinen Internet-Anschluss sowohl beruflich als auch in Deiner Freizeit. Im Fachjargon heißt das "gemischte Veranlassung". In solchen Fällen kannst Du nicht die vollen Kosten, sondern nur einen beruflichen Kostenanteil als Werbungskosten absetzen.
• Abrechnungszeitraum: Grundsätzlich werden die Werbungskosten immer in dem Jahr berücksichtigt, in dem Du das Geld ausgegeben hast. Eine Ausnahme gilt für höherwertige Wirtschaftsgüter (Kaufpreis über 952 Euro inkl. Mehrwertsteuer), die Du mehrere Jahre lang nutzt, z.B. Möbel oder Computer. Diese Ausgaben musst Du auf mehrere Jahre aufteilen.

Welche Werbungskosten kann ich absetzen?

Werbungskosten: Steuererklärung als Arbeitnehmer

Die wichtigsten Arten von Werbungskosten für Arbeitnehmer sind:

• Fahrtkosten
• Reisekosten (Dienstreisen)
• Ausgaben für Arbeitsmittel
• Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände und Gewerkschaften
• Kosten für doppelte Haushaltsführung
• Umzugskosten
• Bewerbungskosten
• Ausgaben für Fort- und Weiterbildungen

Im Folgenden erklären wir Dir, was genau darunter fällt und worauf Du achten musst, wenn Du Dir durch den Abzug von Werbungskosten Steuer sparen willst.

Fahrtkosten

Zur Abrechnung der Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist es am einfachsten, die Entfernungspauschale zu nutzen - auch als Pendlerpauschale bekannt. Sie beträgt derzeit 0,30 € Cent pro Kilometer (Stand 2024). Sie berechnet sich nach der folgenden Formel:

Einfache Entfernung (in km) x 0,30 € x Anzahl der Arbeitstage

Beträgt die Entfernung zwischen Deiner Wohnung und Deinem Arbeitsplatz beispielsweise 15 Kilometer, dann ergibt das 4,50 Euro pro Tag. Bei einer 5-Tage-Woche berechnet das Finanzamt 230 Arbeitstage. Dadurch kommst Du auf einen Betrag von 1.035 Euro im Jahr - das ist bereits mehr als die Werbungskostenpauschale von 1.230 €! Falls Dein Arbeitsplatz 15 Kilometer oder mehr von Deinem Wohnort entfernt liegt, lohnt es sich also bereits, statt der Werbungskostenpauschale die exakten Kosten abzurechnen.

Die Pendlerpauschale darfst Du übrigens unabhängig davon nutzen, ob Du mit dem Auto, dem Fahrrad, zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit kommst. Es gibt aber einen Höchstbetrag, der bei 4.500 € pro Jahr liegt. Nur wenn Du mit dem Auto oder einem Dienstwagen zur Arbeit fährst, kannst Du auch einen höheren Betrag absetzen. Dazu solltest Du ein Fahrtenbuch führen.

Reisekosten

Wenn Du eine Dienstreise unternimmst, kannst Du alle Kosten steuerlich absetzen, die nicht bereits Dein Arbeitgeber bezahlt hat. Das sind:

• Fahrtkosten
• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Weitere Nebenkosten wie Parkgebühren

Bist Du mit dem Auto unterwegs, dann kannst Du die Fahrtkosten entweder mit der Pauschale von 30 Cent pro Kilometer abrechnen oder die tatsächlichen Kosten nachweisen. Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln brauchst Du Einzelbelege.

Bei den Verpflegungskosten akzeptiert das Finanzamt zwei Pauschalbeträge: Hat die Dienstreise zwischen 8 und 24 Stunden gedauert, darfst Du 12 Euro abrechnen, bei mehr als 24 Stunden kannst Du pauschale Werbungskosten von 24 Euro pro Tag geltend machen.

Die Kosten für die Übernachtung setzt Du in tatsächlicher Höhe ab Du benötigst also unbedingt die Hotelrechnung.

Arbeitsmittel

Als Arbeitsmittel gelten grundsätzlich alle Gegenstände, die Du für Deinen Beruf brauchst und selbst gekauft hast. Einige Beispiele:

• Computer, Laptop, Drucker
• Smartphone
• Software
• Fachbücher, Fachzeitschriften
• Schreibtisch, Bürostuhl
• Berufskleidung
• Aktentasche

Als "Berufskleidung" gelten nur typische Uniformen, Schutzkleidung, Kochjacken etc.. Kostüme oder Anzüge, die Du auch privat nutzen könntest, sind leider nicht steuerlich absetzbar.

Falls Du Gegenstände wie Computer, Smartphone oder Schreibtisch sowohl beruflich als auch privat nutzt, kannst Du die Anschaffungskosten nur anteilig absetzen. In der Regel akzeptiert das Finanzamt einen beruflichen Anteil von 50 Prozent.

Arbeitszimmer

Ausgaben für ein privates Arbeitszimmer kannst Du nur in ganz bestimmten Fällen als Werbungskosten absetzen:

• Kein Arbeitsplatz im Betrieb: Falls Dir Dein Arbeitgeber keinen angemessenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, akzeptiert das Finanzamt die Ausgaben für ein Arbeitszimmer als Werbungskosten. Davon profitieren vor allem Lehrer und Außendienst-Mitarbeiter.
• Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit: Wenn Du überwiegend im Homeoffice arbeitest, kannst Du die Ausgaben für ein Arbeitszimmer ebenfalls steuerlich absetzen. Dazu musst Du an mindestens 3 von 5 Tagen von zu Hause aus arbeiten und das regelmäßig.

Es muss sich außerdem wirklich um einen eigenen, abgetrennten Raum handeln und nicht etwa einen Schreibtisch im Wohnzimmer. Absetzen kannst Du die anteilige Miete, anteilige Betriebskosten, die Ausgaben für die Einrichtung und die Reinigungskosten.

Gewerkschaftsbeiträge und Beiträge zu Berufsverbänden

Die Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände und Gewerkschaften kannst Du steuerlich absetzen, ganz gleich ob Du verpflichtend oder freiwillig Mitglied bist. Es zählen Beiträge zu:

• Gewerkschaften
• Berufsgenossenschaften
• Kammern wie Ärztekammer, Handwerkskammer, Architektenkammer
• Hochschulverband
• Beamtenbund
• Verein deutscher Ingenieure

Doppelte Haushaltsführung

Falls Du an Deinem Beschäftigungsort einen zweiten Haushalt führst, kannst Du die Kosten in Zusammenhang mit der Zweitwohnung steuerlich absetzen. Üblicherweise akzeptiert das Finanzamt eine doppelte Haushaltsführung aber nur, wenn Du von Deinem Hauptwohnsitz zur Arbeit länger als eine Stunde brauchst. Vorsicht: Ein Zimmer in Deinem Elternhaus gilt nicht als Zweitwohnsitz!

Der maximale Betrag, den Du im Rahmen der doppelten Haushaltsführung absetzen kannst, beträgt 1.000 € pro Monat, also 12.000 Euro pro Jahr. Es zählen unter anderem Kosten für:

• Miete
• Betriebskosten wie Heizung und Warmwasser
• Reinigungskosten
• Rundfunkbeiträge
• Renovierungsausgaben
• Kosten für Einrichtungsgegenstände

Darüber hinaus kannst Du die Kosten für eine Familienheimfahrt einmal wöchentlich absetzen. Dabei gilt entweder die Entfernungspauschale von 0,30 € pro Kilometer, oder Du weist die tatsächlichen Kosten nach.

Umzugskosten

Umzugskosten gelten dann als Werbungskosten, wenn der Umzug aus beruflichen Gründen erfolgt ist. Für eine berufliche Veranlassung spricht zum Beispiel, dass Du eine Dienstwohnung bezogen hast oder einen Job an einem anderen Ort angenommen hast. Oder Du ersparst Dir durch den Umzug mehr als eine Stunde Fahrtzeit täglich.

Als Umzugskosten zählen beispielsweise Maklergebühren, Transportkosten oder doppelte Mietzahlungen. Du kannst entweder Rechnungen sammeln, oder Du nutzt die Umzugskostenpauschale. Im Jahr 2024 beträgt sie 964 € für Unverheiratete und 1.476 € für Verheiratete.

Bewerbungskosten

Auch Bewerbungskosten kannst Du steuerlich geltend machen - und zwar unabhängig davon, ob die Bewerbung erfolgreich war oder nicht. Falls Du nicht einzelne Quittungen sammeln willst, kannst Du für jede elektronische Bewerbung 2,50 Euro absetzen, für klassische Bewerbungsmappen 8,50 Euro. Auch die Fahrtkosten kannst Du abrechnen, entweder in genauer Höhe oder mit der Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer. War eine Übernachtung notwendig, kannst Du außerdem die Hotel- und Verpflegungskosten angeben.

Fortbildungskosten

Kosten für berufliche Fort- und Weiterbildungen kannst Du in voller Höhe geltend machen. Dazu zählen unter anderem Seminare, Lehrgänge, Tagungen, Sprachkurse, Umschulungen oder Vorbereitungskurse für eine Meisterprüfung. Bei einer Berufsausbildung oder einem Studium kommt es darauf an: Falls es sich um Deine zweite Ausbildung bzw. ein zweites Studium handelt, dann zählen die Ausgaben zu den Werbungskosten. Die Ausgaben für die erste Ausbildung oder das erste Studium gelten steuerlich dagegen als Sonderausgaben. Absetzen kannst Du beispielsweise:

• Studiengebühren, Lehrgangsgebühren
• Reisekosten
• Ausgaben für Lernmittel wie Bücher, PC
• Prüfungsgebühren

Kontoführungsgebühren

Als Arbeitnehmer brauchst Du üblicherweise ein Girokonto. Dafür erkennt Dir das Finanzamt eine Werbungskostenpauschale von 16 Euro pro Jahr an - auch wenn die tatsächlichen Kosten niedriger waren. Willst Du einen höheren Betrag absetzen, dann musst Du den genauen Anteil der berufsbedingten Kontoführungskosten nachweisen.

Steuerberatungskosten

Steuerberatungskosten kannst Du anteilig absetzen: Nur der berufliche Anteil Deiner Steuererklärung zählt zu den Werbungskosten. Als Steuerberatungskosten gelten übrigens nicht nur die Honorare eines klassischen Steuerberaters, sondern auch:

• Mitgliedsbeiträge für einen Lohnsteuerhilfeverein
• Kosten einer Lohnsteuer-Software
• Ausgaben für steuerliche Fachliteratur

Berufsbedingte Versicherungen

Versicherungsprämien kannst Du komplett steuerlich absetzen, falls es sich um eine rein berufliche Versicherung handelt, z.B. eine berufliche Haftpflichtversicherung. Wenn eine Versicherung sowohl bei privaten als auch beruflichen Risiken greift, kannst Du den beruflichen Anteil der Prämien absetzen. Beispiele dafür sind private Unfallversicherungen, eine Berufsunfähigkeits- oder Rechtsschutzversicherung.

Weitere Werbungskosten

Im Zusammenhang mit Deiner Arbeit können weitere Werbungskosten anfallen. Ein paar Beispiele:

• Rechtsberatungskosten bei Streitigkeiten mit Deinem Arbeitgeber
• Kosten für Unfälle auf dem Arbeitsweg
• Kosten für die Behandlung von Berufskrankheiten
• Ausgaben für betriebliche Sportveranstaltungen
• Kosten einer Kreditkarte (beruflicher Anteil)

Werbungskosten: Steuererklärung als Rentner

Nicht nur beruflich Aktive, auch Rentner können durch Werbungskosten Steuer sparen! Genauso wie bei aktiven Arbeitnehmern gibt es zwei Möglichkeiten: Ganz automatisch zieht das Finanzamt eine Werbungskostenpauschale von 102 Euro jährlich von den steuerpflichtigen Einnahmen ab. Wer höhere Ausgaben als den Werbungskosten-Pauschbetrag absetzen will, muss Belege sammeln und die Ausgaben aufschlüsseln.

Zu den Werbungskosten von Rentnern zählt beispielsweise Folgendes:

• Ausgaben für einen Renten- oder Versicherungsberater
• Steuerberatungskosten
• Kontoführungsgebühren
• Mitgliedsbeiträge für Gewerkschaften

Werbungskosten: Steuererklärung als Vermieter

Falls Du ein Haus, eine Wohnung oder ein Zimmer vermietest, musst Du Deine Einnahmen versteuern. Doch auch im Zusammenhang mit der Vermietung erkennt das Finanzamt Werbungskosten an, die die Steuerbelastung senken.

Für Vermieter gibt es keine generelle Werbungskostenpauschale. Dazu sind die individuellen Ausgaben viel zu unterschiedlich. Als Werbungskosten gelten unter anderem

• Anschaffungskosten für die Immobilie
• Kreditzinsen für ein Hypothekendarlehen
• Grundsteuer
• Hausnebenkosten (z.B. Hausverwaltung)
• Ausgaben für Renovierung und Reparaturen
• Inneneinrichtungskosten
• Maklergebühren

Werbungskosten bei Kapitaleinkünften

Falls Du Geld gewinnbringend anlegst, schneidet der Staat mit, erlaubt Dir im Gegenzug aber den Abzug von Werbungskosten. Steuer auf Kapitaleinkünfte zahlst Du in Form der Abgeltungssteuer. Seit 2009 kannst Du von Deiner Steuerlast nur noch pauschale Werbungskosten abziehen, die tatsächlichen Kosten sind nicht absetzbar. Es gilt eine Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro jährlich für Alleinstehende und 2.000 Euro für Verheiratete.