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Fahrtenbuch: So führst Du es am einfachsten

Wenn Du ein Fahrtenbuch führst, kannst Du Dir als Arbeitnehmer oder Selbstständiger eine Menge Steuern ersparen! Es gilt aber zahlreiche Details zu beachten, damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt auch akzeptiert wird. Wir erklären Dir, wo Fallstricke lauern und warum ein elektronisches Fahrtenbuch das Ganze (fast) zum Kinderspiel macht.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Wenn Du einen Dienstwagen auch privat nutzt, musst Du den Privatanteil versteuern.
  • Für den Privatanteil greift entweder eine Pauschale, oder Du ermittelst die privaten Fahrten exakt per Fahrtenbuch.
  • Die Fahrtenbuch-Methode ist unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich günstiger.
  • Du kannst ein Fahrtenbuch entweder in Papierform oder elektronisch führen.
  • Ein elektronisches Fahrtenbuch ist bequemer, muss aber manipulationssicher sein und Datenschutz-Anforderungen erfüllen.
  • Wenn Du ein elektronisches Fahrtenbuch führst, empfehlen wir Dir einen geprüften Dienstleister wie Vimcar zu wählen.
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  • einfache Nutzung
  • hohe Zeitersparnis
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Wozu dient ein Kfz-Fahrtenbuch?

Mit einem Kfz-Fahrtenbuch dokumentierst Du die mit Deinem Auto zurückgelegten Fahrstrecken und den Zweck der Fahrten. Es gibt in Deutschland keine grundsätzliche gesetzliche Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen - außer es wurde Dir zum Beispiel wegen eines Verkehrsdelikts gerichtlich angeordnet. Sinnvoll kann ein Fahrtenbuch aber sein, um Dir bei Deiner Steuererklärung Geld vom Finanzamt zurückzuholen. Denn mithilfe eines Fahrtenbuches kannst Du berufliche Fahrten von der Steuer absetzen, wenn Du einen Firmenwagen sowohl beruflich als auch privat nutzt.

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Für wen ist ein Fahrtenbuch sinnvoll?

Arbeitnehmer

Wenn Dir Dein Chef einen Dienstwagen zur Verfügung stellt und Du ihn auch privat nutzen darfst, gilt das als sogenannter geldwerter Vorteil. Darunter versteht man eine Sachleistung, die Du von Deinem Arbeitgeber als "Lohn" erhältst. Diese Sachleistung musst Du genauso wie Dein Einkommen versteuern, zusätzlich bezahlst Du dafür Sozialversicherungsbeiträge. Als geldwerter Vorteil zählt aber nur der private Anteil der Fahrten, der berufliche Anteil ist für Dich steuerfrei. Um den Privatanteil zu ermitteln, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • die pauschale 1-Prozent-Regelung
  • die exakte Methode per Fahrtenbuch

Du musst Dich zu Jahresbeginn für eine der beiden Methoden entscheiden. Während des Jahres darfst Du die Methode nur wechseln, wenn Du auf ein anderes Auto umsteigst.

1-Prozent-Regelung

Weniger zeitaufwändig, aber steuerlich oft ungünstiger ist die pauschale 1-Prozent-Methode. Ihre gesetzliche Grundlage ist das Einkommenssteuergesetz (EStG). Nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 zählt pro Monat 1 Prozent des Brutto-Listen-Neupreises des Autos als geldwerter Vorteil - und zwar unabhängig davon, was der Wagen bei der Anschaffung tatsächlich gekostet hat. Bei einem Listenpreis von 40.000 Euro ergibt sich zum Beispiel ein geldwerter Vorteil von 400 Euro.

Entscheidend ist immer der Listenpreis bei der Erstzulassung. Dieser Listenpreis ist eine Art unabhängige Empfehlung des Herstellers. Gerade Firmenfahrzeuge werden häufig günstiger gekauft, weil das Unternehmen Mengenrabatte erhält. Falls Dein Arbeitgeber einen Gebrauchtwagen erworben hat, gilt ebenfalls der Neupreis und nicht der tatsächliche Kaufpreis als Berechnungsgrundlage. Hinzu kommt ein monatlicher Anteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz in der Höhe von 0,03 Prozent des Listenpreises, der mit der Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz multipliziert wird. Bei einem Listenpreis von 40.000 Euro und einer Entfernung von 5 Kilometer sind das zum Beispiel 12 x 5 = 60 Euro.

Die Summe dieser beiden Beträge (400 + 60 = 460 Euro) wird als geldwerter Vorteil monatlich auf Dein Einkommen aufgerechnet. Du bezahlst dafür Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.

Fahrtenbuch

Wenn Du Dich für die exakte Methode entscheidest, musst Du ein Fahrtenbuch ausfüllen und Deine Fahrten damit genau protokollieren. Deine Steuer bemisst sich dann an dem tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung. Zudem berücksichtigt das Finanzamt weitere Kosten, die mit dem Auto zusammenhängen, etwa für Treibstoff, Reparaturen und Kfz-Versicherung. Anstatt des Listenpreises zählt bei der Fahrtenbuch-Methode der tatsächliche Kaufpreis. Zur Berechnung der Steuerbelastung werden also die tatsächlichen Aufwendungen für das Auto zugrunde gelegt.

Den geldwerten Vorteil berechnet das Finanzamt auf Basis der jährlichen Gesamtkosten. Diese wiederum setzen sich zusammen aus

  • den laufenden Kosten (Sprit, Reparaturen, Kfz-Steuer, Kfz-Versicherungen, etc.)
  • der Abschreibung

Um die Abschreibung zu berechnen, nimmt das Finanzamt bei einem Neuwagen eine Nutzungsdauer von 6 Jahren an. Die jährliche Abschreibung beträgt dann ein Sechstel des Netto-Anschaffungspreises. Der geldwerte Vorteil entspricht dem Privatanteil an den jährlichen Gesamtkosten. Liegen die jährlichen Gesamtkosten zum Beispiel bei 10.000 Euro und Du nutzt den Firmenwagen zu 25 Prozent privat, dann beträgt Dein geldwerter Vorteil jährlich 2.500 Euro.

Wann Du ein Fahrtenbuch führen solltest

In bestimmten Fällen wird durch die Pauschal-Methode Dein "geldwerter Vorteil" überschätzt und Du bezahlst zu viele Steuern. Ein Fahrtenbuch zu führen ist in den folgenden Situationen sinnvoll:

  • hoher Listen-Neupreis: Bei einem teuren Wagen ergibt sich eine entsprechend hohe Pauschal-Besteuerung.
  • Rabatte bei der Anschaffung: Auch wenn Dein Arbeitgeber den Wagen günstiger gekauft hat, zählt bei der Pauschal-Regelung für das Finanzamt immer der Listenpreis.
  • Gebrauchtwagen: Als Berechnungsgrundlage für die Steuer gilt bei der 1-Prozent-Methode immer der Neupreis, wodurch ein Gebrauchtwagen in seinem Wert überschätzt wird.
  • geringer Privatanteil: Bist Du hauptsächlich beruflich unterwegs, dann wird Dein Privatanteil durch die Pauschale überschätzt.
  • langer Arbeitsweg: Der 0,03-Prozent-Aufschlag für Fahrten zum Arbeitsplatz berechnet sich anhand der tatsächlichen Kilometer-Anzahl. Je größer die Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, desto höher wird der Betrag, den Du versteuern musst.

Umgekehrt kann die pauschale 1-Prozent-Regelung im Vergleich zum Fahrtenbuch führen günstiger sein, wenn Du ein Dienstauto viel privat nutzt, wenn es nicht teuer war oder wenn die Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz gering ist.

Ein Beispiel:

Dein Firmenwagen hat einen Listenpreis von (gerundet) 40.000 Euro, Dein Chef hat ihn aber um 35.000 Euro gekauft. Die jährlichen laufenden Kosten betragen 4.000 Euro und Dein Steuersatz liegt bei 30 Prozent. Die Distanz zwischen Arbeitsplatz und Wohnung beträgt 5 Kilometer.

Nach der pauschalen 1-Prozent-Methode ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 460 Euro (1 % von 40.000 = 400; 0,03 % von 40.000 multipliziert mit 5 = 60 Euro; 400 + 60 = 460 Euro). Deine monatliche Steuerbelastung liegt dann bei 138 Euro - und zwar unabhängig davon, wie häufig Du den Wagen privat genutzt hast.

Nehmen wir an, Du hast den Firmenwagen nur zu 20 Prozent privat und zu 80 Prozent dienstlich genutzt. Dann ergibt sich mit der Fahrtenbuch-Methode eine Steuerbelastung von nur 44,51 Euro pro Monat, Du ersparst Dir also rund 94 Euro an Steuern! In diesem Fall solltest Du eindeutig ein Fahrtenbuch führen.

Nutzt Du den Firmenwagen hingegen zu 80 Prozent privat und nur zu 20 Prozent dienstlich, dann entsteht ein ganz anderes Bild. Mit der exakten Methode kommst Du auf eine monatliche Steuerbelastung von 178 Euro, das sind 40 Euro mehr als mit der pauschalen 1-Prozent-Regelung. In diesem Fall wäre es also nachteilig, ein Fahrtenbuch zu führen.

Selbstständige und Freiberufler

Als Selbstständiger hast Du ebenso wie Arbeitnehmer die Wahl zwischen der pauschalen 1-Prozent-Regelung und der genauen Fahrtenbuch-Methode. Du darfst die 1-Prozent-Regelung aber nur dann anwenden, wenn Du den Wagen zu mehr als 50 Prozent beruflich nutzt. Denn nur in diesem Fall zählt er zum Betriebsvermögen.

Wenn Du ein Fahrtenbuch für das Finanzamt führst, kannst Du den Anteil privater und beruflicher Fahrten genau aufschlüsseln. Den beruflichen Anteil Deiner Aufwendungen für das Auto kannst Du von der Steuer absetzen. Nutzt Du beispielsweise einen Wagen zu 80 Prozent beruflich und zu 20 Prozent privat, dann sind die Kosten für Anschaffung, Sprit, Reparaturen und Service, Kfz-Steuer und Kfz-Versicherungen zu 80 Prozent steuerlich absetzbar.

Ebenso wie für Arbeitnehmer gilt: Welche Methode steuerlich günstiger ist, hängt ganz vom Einzelfall ab. Am besten rechnest Du die beiden Varianten mit einer Steuer-Software durch oder lässt Dir von einem Steuerberater unter die Arme greifen.

Ein Fahrtenbuch zu führen ist meist dann sinnvoll, wenn Du das Auto hauptsächlich beruflich und nur wenig privat nutzt. Wenn Du den Wagen bereits vollständig abgeschrieben hast, ist meist ebenfalls die exakte Berechnungsmethode sinnvoller als die Pauschale.

Auf welche Art kann ich ein Fahrtenbuch führen?

Um ein Fahrtenbuch zu führen gibt es zwei Möglichkeiten:

  • klassisch in Papierform
  • elektronisches Fahrtenbuch

Egal für welche der beiden Varianten Du Dich entscheidest - das Kfz-Fahrtenbuch muss ein paar grundlegende Anforderungen des Finanzamtes erfüllen. In erster Linie muss es lückenlos, manipulationssicher und nachvollziehbar sein.

Manipulationssicher bedeutet, dass keine nachträglichen Änderungen an den Daten möglich sind. So soll vermieden werden, dass sich jemand durch unrichtige Angaben Steuervorteile erschleicht.

Fahrtenbuch in Papierform

Wenn Du ein Fahrtenbuch in Papierform führst, sollte es sich dabei wirklich um ein gebundenes Buch handeln. Das Finanzamt akzeptiert keine losen Blätter, Mappen oder Hefte, denn daran könnte man nachträglich leichter Änderungen vornehmen. Im Fachhandel erhältst Du bereits vorgedruckte Fahrtenbücher mit Spalten für die entsprechenden Angaben, die das Finanzamt verlangt. Diese füllst Du gut leserlich von Hand aus.

Wichtig ist, dass Du Deine Fahrten immer sofort dokumentierst und dass die Angaben lückenlos und korrekt sind. Das bedeutet einen gewissen Zeitaufwand und eine penible Selbstorganisation. Du brauchst immer Schreibzeug in Deinem Auto und solltest Dir selbst nach einem langen Arbeitstag die Zeit nehmen, Deine Fahrten genau zu protokollieren. Vorsicht, wenn Du gerne etwas verlierst: Ist das Büchlein weg, dann sind auch Deine Daten unwiederbringlich verloren.

Elektronisches Fahrtenbuch

Wenn Du kein handschriftliches Fahrtenbuch ausfüllen willst, kannst Du ein Fahrtenbuch auch elektronisch führen. In den letzten Jahren sind eine Reihe professioneller Lösungen wie Softwareoder GPS-basierte Systeme auf den Markt gekommen. Gegenüber der Papiervariante ist ein elektronisches Fahrtenbuch meist zeitsparender und bequemer.

Zeitsparend ist ein elektronisches Fahrtenbuch, weil Du nicht jede einzelne Information händisch eintragen musst, sondern Angaben wie Datum, Uhrzeit, Start- und Zielort sowie Kilometerstand automatisch aufgezeichnet werden. Du musst nur wenige Daten wie den Anlass der Fahrt selbst ergänzen. Und selbst das kostet Dich nicht viel Zeit, weil ein gutes elektronisches Fahrtenbuch selbstlernend ist. Wenn Du beispielsweise bestimmte Geschäftspartner häufig besuchst, schlägt Dir ein elektronisches Fahrtenbuch die entsprechenden Fahrtziele vor und Du brauchst sie nur noch per Klick zu bestätigen.

Vorsicht: Eine einfache Excel-Tabelle akzeptiert das Finanzamt in der Regel nicht! Denn Excel-Dateien sind nicht fälschungssicher, Du könntest die Daten nachträglich jederzeit ändern. Wenn Du ein elektronisches Fahrtenbuch führen willst, brauchst Du eine professionelle Lösung, die die grundlegenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Du hast im Wesentlichen drei Möglichkeiten, ein Fahrtenbuch elektronisch zu führen.

Navigationssystem

Moderne Auto-Navigationssysteme können Dir nicht nur den Weg weisen, sondern zugleich als elektronisches Fahrtenbuch dienen. Mithilfe einer zusätzlichen App und eines Steckers verwandelt das System die GPS-Daten automatisch in ein Fahrtenbuch. Hast Du das Navi zu Hause liegengelassen, musst Du die Fahrt aber trotzdem per Hand dokumentieren - sonst sind Deine Aufzeichnungen lückenhaft. Einige Autohersteller im Premium-Sektor bieten bereits fix verbaute Navigationssysteme mit vergleichbaren Funktionen an.

Der Nachteil von Navigationssystemen: Die Aufzeichnung funktioniert nur, wenn Du auch ein GPS-Signal hast. Und bestimmte Daten wie den Zweck der Fahrt musst Du nachträglich händisch über die App eintragen. Je nach Anbieter kann das Erstellen des eigentlichen Fahrtenbuches noch etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Software-Lösungen

Alternativ dazu sind verschiedene Software-Lösungen am Markt, die Du als elektronisches Fahrtenbuch nutzen kannst. Sie bestehen meist aus zwei Komponenten: Eine mobile App auf dem Smartphone (oder einem anderen portablen Gerät) zeichnet die einzelnen Fahrten GPS-gestützt auf. Zusätzlich installierst Du ein Programm auf Deinem PC. Die mobilen Daten werden vom Handy an den PC übermittelt und die Software erstellt anschließend das Fahrtenbuch. Auf das Ausfüllen des Fahrtzwecks darfst Du im Anschluss nicht vergessen, damit die Daten komplett sind.

Auch diese Variante funktioniert nur fehlerlos, solange Du ein GPS-Signal hast und Dein Handy-Akku nicht leer ist. Zudem solltest Du die Daten laufend sichern. Denn sonst sind sie weg, falls Dein PC oder Dein Smartphone einmal einen Defekt hat.

Dienstleister

Die bequemste Variante, ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen, ist die Beauftragung eines professionellen Dienstleisters. Dabei kaufst oder mietest Du einen Stecker mit einer integrierten SIM-Karte, der in Deinem Fahrzeug fix installiert wird. Über einen sogenannten OBD-Anschluss (On-Board-Diagnose) zeichnet der Stecker automatisch alle Fahrt-Daten auf und übermittelt sie an eine zentrale Cloud-Plattform. Gespeichert sind die Daten also beim Dienstleister, der sich auch um die korrekte Auswertung kümmert. Lediglich den Fahrtzweck musst Du über eine mobile App oder später am PC selbst angeben. Vergisst Du darauf, wird die Fahrt vom System automatisch als Privatfahrt gekennzeichnet. Das ist zwar steuerlich nachteilig, hat aber den Vorteil, dass die Aufzeichnungen immer lückenlos und vollständig sind. Die Daten kannst Du später als pdf-Datei exportieren.

Ein elektronisches Fahrtenbuch über einen Dienstleister erstellen zu lassen nimmt Dir viel Arbeit ab. Außerdem minimiert es mögliche Fehlerquellen, denn der Dienstleister kümmert sich darum, dass das Fahrtenbuch korrekt erstellt wird. Du solltest aber darauf achten, dass der Anbieter die Vorgaben des Finanzamtes und die gesetzlichen Datenschutz-Anforderungen erfüllt. Wir empfehlen Dir den Dienstleister Vimcar, der unter anderem von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG überprüft und für ordnungsgemäß befunden wurde.

Welche gesetzlichen Form-Vorschriften muss ein Fahrtenbuch erfüllen?

Leider gibt es keine ausdrücklichen gesetzlichen Vorgaben, welche Form ein Fahrtenbuch haben muss, damit das Finanzamt es akzeptiert. Deshalb sind in der Vergangenheit immer wieder Streitfälle vor Gericht gelandet. In einem Gerichtsurteil (VI R 33/10) vom 01.03.2012 hat der Bundesfinanzhof ein paar grundlegende Kriterien formuliert:

  • Ein Fahrtenbuch pro Fahrzeug: Falls ein Selbstständiger oder Dienstnehmer mehrere Autos nutzt, muss er für jeden Wagen ein separates Fahrtenbuch ausfüllen.
  • Geschlossene Form: Bei einem Fahrtenbuch in Papierform sollte es sich um ein gebundenes Buch handeln, bei dem es nicht so einfach möglich ist, einzelne Seiten auszutauschen. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch bedeutet eine geschlossene Form, dass keine nachträglichen Änderungen daran möglich sind. Deshalb sind Excel-Tabellen unzulässig.
  • Fortlaufend, vollständig und zeitnah: Die Eintragungen sollen unmittelbar nach der Fahrt vorgenommen werden und nicht nur von Zeit zu Zeit. - Wer ein Fahrtenbuch elektronisch führt, hat aber bis zu eine Woche Zeit, um Angaben zu ergänzen. Es müssen grundsätzlich alle Fahrten - egal ob beruflich oder privat - protokolliert werden. Fortlaufend bedeutet, dass die einzelnen Fahrten separat und in der richtigen Reihenfolge im Fahrtenbuch stehen sollen.
  • Keine nachträglichen Änderungen: Die Angaben sollen nachträglich möglichst nicht geändert werden. Flüchtigkeitsfehler solltest Du als solche kennzeichnen. Vorsicht, häufige Korrekturen und Durchstreichungen können dazu führen, dass das Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt wird!
  • Leserlich und übersichtlich: Die Aufzeichnungen müssen für eine andere Person verständlich sein.
  • Nachvollziehbar: Es sollte für das Finanzamt überprüfbar sein, ob die Angaben stimmen. Du solltest daher möglichst alle Quittungen und Belege von Tankstellen, Autowerkstätten etc. aufbewahren.
  • Abkürzungen: Abkürzungen sind erlaubt, wenn es sich um regelmäßige und wiederkehrende Fahrten oder Fahrtziele handelt.

Welche genauen Angaben müssen im Fahrtenbuch stehen?

Das Finanzamt ist ziemlich penibel und verlangt eine Reihe von Angaben, damit die Aufzeichnungen als vollständig gelten. Folgendes sollte im Fahrtenbuch stehen:

  • amtliches Kfz-Kennzeichen
  • Berichtszeitraum
  • Fahrer (falls mehrere Lenker das Auto nutzen)
  • Beginn und Ende jeder Fahrt (Datum, Uhrzeit)
  • Startpunkt und Ziel jeder Fahrt (PLZ, Ort, Straße)
  • Anfangs- und Endkilometerstand
  • Wegstrecke in Kilometern
  • Gründe für einen Umweg (z.B. Stau)
  • bei dienstlichen Fahrten: namentliche Nennung des Geschäftspartners
  • Fahrtzweck

Welche Fahrtzwecke sind zu unterscheiden?

Steuerlich zu unterscheiden sind 5 Kategorien von Fahrten, die Du gesondert kennzeichnen musst. Für sie können ein paar unterschiedliche Detail-Regelungen gelten.

  • Dienstliche Fahrten: Falls eine berufliche Fahrt aus mehreren Teilabschnitten besteht, darfst Du diese Abschnitte zu einer zusammenfassenden Eintragung verbinden. Besuchst Du an einem Tag beispielsweise mehrere Kunden oder Geschäftspartner, dann reicht es, wenn Du diese in der richtigen zeitlichen Reihenfolge anführst.
  • Private Fahrten: Bei Privatfahrten ist das Finanzamt etwas weniger streng, hier reicht die Angabe von Datum, Start- und Endpunkt, Anfangs- und Endkilometerstand sowie der Hinweis, dass es eine private Fahrt war. Den genauen Fahrtzweck musst Du nicht angeben.
  • Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnung: Hier reichen Datum und Kilometer-Angaben, die genauen Adressen musst Du nicht jedes Mal notieren.
  • Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung: Das ist relevant, wenn Du an Deinem Beschäftigungsort einen zweiten Haushalt führst.
  • Fahrten in Zusammenhang mit anderen Einkünften: Diese Kategorie ist dann von Bedeutung, wenn Du neben Deiner Arbeit noch weitere Einkünfte (beispielsweise als Vermieter oder Nebenerwerbs-Landwirt) hast und in diesem Zusammenhang Deinen Dienstwagen nutzt.

Für viele Arbeitnehmer sind nur die ersten 3 Kategorien relevant. Sinn und Zweck der gesonderten Kennzeichnung ist es, dass private und berufliche Fahrten zweifelsfrei unterscheidbar sind. Denn nur so lässt sich der tatsächliche Privatanteil korrekt ermitteln.

Wie und wann überprüft das Finanzamt ein Kfz-Fahrtenbuch?

Das Finanzamt überprüft Fahrtenbücher nicht routinemäßig, sondern im Rahmen von Stichproben. Die Finanzprüfer können Dich bis zu 10 Jahre im Nachhinein auffordern, die genauen Aufzeichnungen vorzulegen! Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist musst Du selbstverständlich auch dann einhalten, wenn Du ein elektronisches Fahrtenbuch führst. Du solltest also Vorkehrungen gegen einen möglichen Datenverlust treffen, indem Du zusätzliche Sicherheitskopien aufbewahrst. Falls Du Dich für einen externen Dienstleister entscheidest, hast Du eine Sorge weniger, weil der Anbieter für die Speicherung der Daten verantwortlich ist.

Um zu prüfen, ob das Fahrtenbuch plausibel ist, zieht das Finanzamt weitere Belege wie Tankquittungen, Spesenabrechnungen oder Werkstattbelege heran. Solche Belege solltest Du daher möglichst lückenlos sammeln und ebenfalls 10 Jahre aufbewahren. Falls der Sachbearbeiter Unstimmigkeiten entdeckt, kann es sein, dass das Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht akzeptiert wird. In diesem Fall hast Du zwar keine Strafen zu befürchten, es kommt aber automatisch die 1-Prozent-Pauschale zur Steuerberechnung zum Einsatz. Dasselbe gilt, wenn Du die Aufzeichnungen verloren hast.

Strafen wegen Steuerhinterziehung drohen nur dann, wenn das Finanzamt der Meinung ist, dass Du ein Fahrtenbuch bewusst gefälscht hast. Dann werden Geldstrafen verhängt, in besonders schwerwiegenden Fällen sogar Haftstrafen von bis zu 5 Jahren.

Was gilt es bezüglich Datenschutz zu beachten?

Wenn Du ein Fahrtenbuch führst, musst Du sehr genaue Angaben machen, unter anderem verlangt das Finanzamt die namentliche Nennung von Geschäftspartnern. Dabei handelt es sich um sensible Daten, die Du gemäß der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) angemessen schützen musst. Welche genauen Konsequenzen die DSGVO hat, darüber sind sich derzeit auch Experten noch nicht ganz einig.

Fest steht: Egal ob Du ein Fahrtenbuch elektronisch oder in Papierform führst, Du solltest sicherstellen, dass andere Personen darauf keinen Zugriff haben. Wenn bei einer Software-basierten Lösung Geräte miteinander kommunizieren, ist etwa eine gute Verschlüsselungstechnologie wie SSL erforderlich. Die führenden Anbieter von Software-Lösungen können Dir eine sichere Verschlüsselung der Daten in der Regel garantieren.

Falls Du ein elektronisches Fahrtenbuch von einem externen Dienstleister erstellen lässt, muss sich dieser um die Einhaltung der Datenschutz-Richtlinien kümmern. Damit Du auf der sicheren Seite bist, solltest Du Dich für einen geprüften Anbieter entscheiden. Der Anbieter Vimcar ist unter anderem von dem auf Steuerangelegenheiten spezialisierten IT-Dienstleister Datev überprüft und für gut befunden worden. Deine Fahrtenbuchdaten kannst übrigens nur Du selbst als registrierter Nutzer einsehen. Denn die Zuordnung der Fahrtdaten zu einem Benutzerkonto geschieht immer verschlüsselt