Auswärtstätigkeit in der Steuererklärung: Darauf musst Du achten

Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?

Als Arbeitnehmer kannst Du nur eine sogenannte berufliche erste Tätigkeitsstätte haben. Wenn Du in dem gleichen Dienstverhältnis vorübergehend woanders zur Arbeit eingesetzt wirst, übst Du eine Auswärtstätigkeit aus. Im Steuerrecht wird unter vorübergehend verstanden, dass Du irgendwann einmal wieder an Deiner ersten Tätigkeitsstätte arbeiten wirst. Dies ist etwa der Fall bei Seminaren, Fortbildungsreisen oder allgemein bei Dienstreisen.

Du bist vorübergehend auswärts tätig, wenn Du nicht nur den Ort Deiner Arbeit wechselst, sondern auch abends nicht in Deine Wohnung fahren kannst. Dies gilt für Deinen Hauptwohnsitz. Solltest Du eine Dienstwohnung am Einsatzort haben, die Du nach der Tätigkeit aufsuchen kannst, befindest Du Dich trotzdem in Auswärtstätigkeit.

Ebenfalls befindest Du Dich in Auswärtstätigkeit, wenn Du immer an wechselnden Tätigkeitsorten eingesetzt wirst oder auch wenn Du in einem Fahrzeug arbeitest, beispielsweise als Fahrer eines LKW. Du bist in diesem Fall also dauerhaft auswärts tätig.

Darüber hinaus bist Du auswärts tätig, wenn Du für einen längeren Zeitraum als acht Stunden an einem anderen Ort arbeitest. Denkbar wäre eine Besprechung in einer anderen Stadt oder sogar eine Kurzflugreise für einen Tag in ein anderes Land.

Welche Berufe fallen unter die ständige Auswärtstätigkeit?

Nicht nur als Lastkraftfahrer gehörst Du zu den dauerhaft Auswärtsbeschäftigten. Auch in diesen Berufen hast Du keine erste Tätigkeitsstätte und befindest Dich deshalb dauernd in einer Auswärtstätigkeit:

• Reisebusfahrer
• Linienbusfahrer
• Zugbegleiter
• Zugführer
• Straßenbahnführer
• Müllwerker
• Pilot
• Steward
• Taxifahrer

Wo ist meine erste Tätigkeitsstätte?

Deine erste Tätigkeitsstätte wird von Deinem Arbeitgeber bestimmt. Sie muss auch diejenige sein, an der Du Dich beruflich überwiegend aufhältst, oder an der Du die wichtigsten beruflichen Aufgaben erledigst. Dies kann sowohl eine unbefristete Arbeitsstätte sein, eine Arbeitsstätte für die gesamte Zeit eines befristeten Arbeitsvertrages, oder eine Arbeitsstätte, an welcher Du länger als 48 Monate bist.

Falls Dein Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte für Dich bestimmt, gilt automatisch immer der Ort, der diese Kriterien am ehesten erfüllt:

• Er liegt Deiner Wohnung am nächsten.
• Du verbringst jede Woche mindestens zwei volle Arbeitstage dort.
• Du hältst Dich mindestens ein Drittel Deiner vertraglichen Arbeitszeit dort auf.

Dementsprechend gelten alle Versetzungen und Tätigkeiten, die Du an einem anderen als Deinem eigentlichen Arbeitsort übernimmst, dann als Auswärtstätigkeit, wenn sie von Anfang an für höchstens 48 Monate befristet sind.

Was gilt bei Leiharbeit als meine erste Tätigkeitsstätte?

Seit 2014 kann sich Deine erste Tätigkeitsstätte auch an Orten befinden, an die Du von Deinem Arbeitgeber nur zeitweise versetzt wirst. Dies gilt, wenn von Beginn an klar ist, dass Deine Versetzung für länger als 48 Monate besteht. Du kannst Deine erste Tätigkeitsstätte dann also nicht mehr an Deinem eigentlichen Arbeitsort haben, sondern an dem Ort des Kunden Deines Arbeitgebers, bei dem Du für mindestens diesen Zeitraum arbeiten sollst.

Wenn Du erst seit dem 01. April 2017 als Leiharbeiter eingesetzt wirst, trifft das sogenannte Arbeitnehmerüberlassungsgesetz für Dich zu. Dieses besagt, wenn Dein Leiharbeitseinsatz länger als 18 Monate lang dauert, darfst Du von Anfang an entstandene Posten als Werbungskosten Auswärtstätigkeit von der Steuer absetzen. Außerdem stehen Dir bei jedem neuen Einsatz in den ersten drei Monaten Mehraufwendungen für Deine Verpflegung zu!

Welche Fahrtkosten kann ich für die Auswärtstätigkeit von der Steuer absetzen?

Für die Kosten der Fahrt darfst Du entweder die kompletten Kosten absetzen, also beispielsweise der Preis für ein Zugticket. Falls Du mit Deinem eigenen Auto zur Auswärtstätigkeit fährst, darfst Du eine Kilometerpauschale von 0,30 € pro Kilometer Fahrweg veranschlagen. Falls Du mit Deinem Motorrad, mit dem Mofa, oder Motorroller zur Auswärtstätigkeit fährst, kannst Du eine Pauschale von 0,20 € für jeden Kilometer Fahrweg absetzen.

Wichtig: Bei Auswärtstätigkeiten bzw. Dienstreisen mit dem privaten Pkw gilt 2026 unverändert eine Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer – und zwar für die tatsächlich gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt). Diese Kilometerpauschale ist nicht zu verwechseln mit der Pendlerpauschale (Entfernungspauschale), die ausschließlich für den Arbeitsweg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte gilt und seit dem 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 € pro Kilometer ab dem ersten Kilometer beträgt (§ 9 Abs. 4 EStG). Die 0,30 €-Kilometerpauschale kann Dein Arbeitgeber Dir auch steuerfrei erstatten; ein Einzelnachweis über jede Fahrt wird vom Finanzamt in der Regel nicht verlangt. Bei einem Firmenwagen mit 1-%-Regelung können Dienstreisefahrten nicht gesondert abgerechnet werden.

Wenn Du in einer ständigen Auswärtstätigkeit beschäftigt bist und mit Deinem Auto zum Übernahmeort fährst, etwa zu dem Flughafen oder zu dem Busterminal, dann kannst Du nur durch ein Fahrtenbuch die Kosten für die Fahrt am Ende des Jahres steuerlich abrechnen. Diese Option solltest Du auch dann nutzen, wenn die Kosten für Dein Auto die 0,30 €-Pauschale übersteigen.

Während Deiner auswärtigen Tätigkeit sind im Allgemeinen diese Fahrtkosten steuerlich absetzbar:

• Fahrten zum Zielort sowie wieder zurück.
• Zwischenfahrten nach Hause.
• Umwege, die für das Erledigen dienstlicher Aufträge notwendig sind.

Du kannst auch außergewöhnliche Kosten von der Steuer absetzen. Darunter fallen beispielsweise Unfallschäden an Deinem Auto auf dem Weg zu einer Auswärtstätigkeit. Diese Kosten dürfen nicht durch Diebstahl Deines Wagens entstanden sein und auch nicht durch Reparaturen, die auf Verschleiß zurückzuführen sind.

Wie viele Übernachtungskosten kann ich durch die Auswärtstätigkeit steuerlich absetzen?

Du kannst alle tatsächlichen Kosten für Deine Übernachtungen aufgrund Deiner Auswärtstätigkeit steuerlich absetzen. Ohne eine monatliche Höchstgrenze werden Deine Übernachtungskosten in den ersten 48 Monaten Deiner Auswärtstätigkeit anerkannt. Du darfst sie als Werbungskosten beziehungsweise Dein Arbeitgeber darf sie als Betriebsausgaben absetzen. Danach darfst Du nur noch höchstens 1.000 € pro Monat als Übernachtungskosten steuerlich absetzen.

Ab dem 49. Monat ist der Werbungskostenabzug bzw. die steuerfreie Kostenerstattung begrenzt auf die vergleichbaren Aufwendungen bei doppelter Haushaltsführung, d. h. auf höchstens 1.000 € im Monat. Diese Begrenzung gilt nur bei Auswärtstätigkeit in Deutschland, nicht jedoch im Ausland. Eine Unterbrechung der Auswärtstätigkeit von mindestens 6 Monaten setzt die 48-Monatsfrist zurück.

Bei Übernachtungen im Ausland gilt je nach Land eine andere Übernachtungspauschale. Du kannst diese Pauschalen nicht wie die Übernachtungen in Deutschland als Werbungskosten Auswärtstätigkeit absetzen, sondern sie können Dir nur steuerfrei direkt von Deinem Arbeitgeber erstattet werden.

Hier findest Du beispielhaft einige Pauschbeträge für jeweils eine Übernachtung im Ausland für das Jahr 2026:

• Djidda (Saudi-Arabien): 181 €
• Genf: 186 €
• restliche Schweiz: 180 €
• Barcelona: 144 €
• Istanbul: 107 €
• Washington, D. C.: 203 €
• Slowenien: 126 €

Welche Reisenebenkosten kann ich für die Auswärtstätigkeit von der Steuer absetzen?

Neben den bisher aufgezählten Reisekosten kannst Du in der Steuererklärung Auswärtstätigkeit auch sogenannte Reisenebenkosten absetzen. Dazu gehören Kosten für Fahrten an dem Zielort, etwa diese hier:

• Mietwagen
• Mautgebühren
• Fährkosten
• Gebühren für Parkplätze oder eine Garagenmiete
• Trinkgelder
• Telefon-, Handy- und Internetgebühren sowie Briefmarken
• Taxifahrten oder öffentliche Verkehrsmittel vor Ort
• Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen
• Aufbewahrungsgebühren für Dein Gepäck
• Zahlungen von Schadensersatz im Fall eines Verkehrsunfalls
• Schäden an Deinem Reisegepäck
• Kosten für Ankauf von Devisen

Im Gegensatz zu diesen steuerlich absetzbaren Posten erhältst Du keine Entschädigung oder Erstattung für den Verlust von Geld oder Schmuck. Auch Kosten, die Dir durch Dein Privatvergnügen während Deiner Auswärtstätigkeit entstanden sind, kannst Du nicht in der Steuererklärung als Auswärtstätigkeit absetzen. Dazu zählen zum Beispiel Kosten für die Minibar, Pay-TV im Hotel oder Kosten für private Telefonate.

Um in der Steuererklärung die Auswärtstätigkeit beziehungsweise die Kosten der Reisenebenkosten absetzen zu können, brauchst Du eigentlich von jedem einzelnen Posten einen Beleg, zum Beispiel in Form von einer Quittung oder Rechnung. Du kannst in diesem Fall einen selbst erstellten Beleg nutzen! Du notierst dafür einfach das Datum, den Ort, den Betrag sowie die Art der Ausgabe.

Wie rechne ich die Verpflegungskosten während der Auswärtstätigkeit steuerlich ab?

Du kannst für die Zeit während Deiner Auswärtstätigkeit in der Steuer eine Verpflegungspauschale absetzen. Bei einer Abwesenheitsdauer zwischen acht und 24 Stunden beträgt diese Pauschale 14 € am Tag. Falls Du 24 Stunden abwesend bist, erhältst Du eine Verpflegungspauschale von 28 € für diesen Zeitraum.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Stellt Dir Dein Arbeitgeber während der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit, wird die Verpflegungspauschale gekürzt – Grundlage ist immer der volle Tagessatz von 28 €. Für ein gestelltes Frühstück reduziert sich die Pauschale um 5,60 € (20 %), für ein gestelltes Mittag- oder Abendessen um jeweils 11,20 € (40 %) (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Als gestellte Mahlzeiten gelten z. B. ein Hotelfrühstück oder ein kostenloses Mittagessen durch einen Kunden.

Solltest Du länger als drei Monate auswärts tätig sein, verfällt die Verpflegungspauschale nach dieser Zeit. Du kannst sie also nur die ersten drei Monate steuerlich absetzen. Wenn Du dann Deine Auswärtstätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrichst und danach wieder auswärts tätig wirst, beginnen die drei Monate für die Verpflegungspauschale wieder von Neuem. Dies gilt auch dann, wenn Du wegen einer Krankheit Deine Auswärtstätigkeit unterbrechen musst. Auch falls Du zwischendurch Urlaub hast, beginnt danach der Zeitraum wieder neu.

Du darfst nur diese Verpflegungspauschale von der Steuer absetzen, Deine tatsächlichen Verpflegungskosten zu versteuern, ist nicht erlaubt! Wenn Du eine Auswärtstätigkeit im Ausland ausübst, gelten andere Pauschalen. Es kommt dabei immer darauf an, wie die Lebenshaltungskosten in dem jeweiligen Land sind. Du solltest dann in der Regel für das Absetzen von Deinen Werbungskosten Auswärtstätigkeit den Verpflegungsmehraufwand im Ausland verwenden.

Manchmal gibt es für ein Land eine einheitliche Pauschale, teilweise gibt es in einzelnen Städten unterschiedliche Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Der Verpflegungsmehraufwand wird vom Bundesfinanzministerium auf Grundlage des Reisekostengesetzes festgesetzt. Einmal im Jahr werden die Pauschalen überprüft, und gegebenenfalls an aktuelle Preisänderungen angepasst. Hier findest Du eine Auswahl an Ländern sowie Städten, damit Du ein Gefühl für den Verpflegungsmehraufwand für das Jahr 2026 bekommst:

Seit 2014 gilt bei Flugreisen: Es muss eine in das Flugticket inkludierte Bordverpflegung in die Verpflegungspauschale einbezogen werden. Diese wird um 20 % für das Frühstück gekürzt, sowie um 40 % für das Mittagsessen und das Abendessen zusammen.

Falls Du durch eine Auswärtstätigkeit in mehreren Ländern unterwegs bist, richtet sich der Verpflegungskostenpauschalbetrag immer nach dem Land, in welchem Du vor 24:00 Uhr des jeweiligen Tages bist. Bei Deiner Rückreise gilt nicht das Zielland Deutschland als maßgebend, sondern das Land, aus dem Du abgereist bist. Das ist auch dann der Fall, wenn Du in Deutschland ebenfalls noch auswärts tätig bist, weil Du beispielsweise noch zu einer Besprechung in eine andere Stadt als Deine Hauptwohnstadt fahren musst.

Wie funktioniert die Steuererklärung für die Auswärtstätigkeit?

Um Deine Steuererklärung Auswärtstätigkeit bei Deinem Finanzamt einzureichen, hast Du als Arbeitnehmer immer bis zu dem 31. Juli des nächsten Jahres Zeit.

Für die Steuererklärung Auswärtstätigkeit gibst Du alle Posten unter den Werbungskosten an, die Dir durch Deine Auswärtstätigkeit entstanden sind. Diese trägst Du in die Seite 2 der Anlage N ein.

Falls Du bereits Zuschüsse oder Beträge für die Erstattung dieser zusätzlichen Kosten von Deinem Arbeitgeber erhalten hast, sind diese in der Regel auf Deiner Lohnsteuerjahresabrechnung vermerkt. Diese Zahlen überträgst Du in Deine Steuererklärung auf die erste Seite der Anlage N. Falls die erhaltenen Zuschüsse nicht auf Deiner Lohnsteuerjahresabrechnung vermerkt sind, musst Du diese Posten trotzdem in Deiner Steuererklärung als Auswärtstätigkeit angeben.

Für Werbungskosten bis zu 1.230 € benötigst Du keine Quittungen oder Belege. Diese kannst Du immer pauschal in Deiner Steuer geltend machen. Falls Deine Werbungskosten diesen Betrag jedoch übersteigen, musst Du alle einzelnen Kosten nachweisen können!

Damit Du eine möglichst hohe Steuerrückerstattung bekommst, musst Du genau wissen, welche Kosten Du absetzen kannst und wo Du diese in der Steuererklärung eintragen musst. Dabei hilft Dir die Steuersoftware WISO Steuer! Die Software fragt Dich automatisch alle möglichen Posten ab und trägt diese auf Basis Deiner Angaben in die richtigen Zeilen der Steuererklärung ein. Dadurch schließt Du Fehler aus und maximierst Deine Steuerersparnis! Außerdem werden Dir alle möglichen Pauschalen automatisch angerechnet und die Software rechnet für Dich aus, ob Du mit einer Pauschale oder einer Einzelveranlagung mehr Steuern sparen kannst.

Laut dem Statistischen Bundesamt beträgt die durchschnittliche Steuerrückzahlung 1.172 € jedes Jahr! Durch WISO Steuer sparst Du aber nicht nur durch Deine Auswärtstätigkeit Steuern ein, sondern auch Nerven und Zeit! Denn Du musst Dich vor der Steuererklärung Auswärtstätigkeit nicht unnötig viel mit dem Thema auseinandersetzen – das Tool macht alles von selbst. Du benötigst dadurch nur bis zu 15 Minuten für Deine Steuererklärung! Besonders praktisch ist es auch, dass Dir Deine aktuelle Steuerersparnis automatisch angezeigt wird.

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• Komplett online
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• Steuererklärung erstellen: 0 €*
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* Hinweis: Du kannst zunächst alle Deine Daten in die Steuererklärung eintragen und siehst anhand des Erstattungsrechners, ob sich die Abgabe einer Steuererklärung für Dich lohnt. Wenn Du Zugriff auf Deine fertige Erklärung haben und diese ans Finanzamt senden willst, fällt eine Gebühr von 35,99 € an.