Was ist eine Bürokauffrau?
Eine Bürokauffrau oder ein Bürokaufmann ist eine Person, deren Tätigkeitsbereich die kaufmännische Verwaltung und den Schriftverkehr umfasst. Bei der Ausbildung zur Bürokauffrau handelt es sich um eine staatlich anerkannte Ausbildung, die im Jahr 2014 gemeinsam mit den Berufen Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellter für Bürokommunikation zum neuen Berufsbild Kaufmann für Büromanagement zusammengefasst wurde. Umgangssprachlich wird der Job trotzdem weiterhin als Bürokauffrau beziehungsweise Bürokaufmann bezeichnet.
In Deutschland ist „Bürokaufmann/-frau” seit dem 1. August 2014 kein eigenständiger Ausbildungsberuf mehr. Die drei bisherigen Büroberufe Bürokaufmann, Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellter für Bürokommunikation wurden zu diesem Zeitpunkt zum neuen Ausbildungsberuf Kauffrau beziehungsweise Kaufmann für Büromanagement zusammengefasst. Die Bezeichnung „Bürokaufmann/-frau” gilt heute als veraltet, wird aber umgangssprachlich noch häufig synonym mit „Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement” verwendet.
Das Berufsbild Bürokauffrau ist eine klassische Frauendomäne: Zwischen 71 und 80 % der Personen, die eine Ausbildung zur Bürokauffrau absolvieren oder bereits über einen Bürokauffrau-Abschluss verfügen, sind weiblich. Auf der Rangliste der Ausbildungsberufe nach Neuabschlüssen von 2024 liegt die Ausbildung zur Bürokauffrau in Deutschland auf Platz 2.
Was macht eine Bürokauffrau?
Zu den Tätigkeiten als Bürokauffrau zählen unter anderem:
- Bedienung von Hard- und Software
- Buchführung mit Bilanz und Kontenbuchung sowie Kosten- und Leistungsabrechnung
- Bürowirtschaft
- Tabellenkalkulation und Textverarbeitung
- Koordination von Werbemitteln
- Erteilen von Aufträgen zur Produktion von Werbespots
- Betreuung von Kunden in Customer Care Centern
Deine Tätigkeiten als Bürokauffrau sind meist abhängig von der Abteilung, in der Du eingesetzt wirst. Mögliche Abteilungen sind zum Beispiel:
- Einkauf
- Verkauf
- Personalwesen
- Buchhaltung
Zudem wird zwischen branchenspezifischen Aufgabenbereichen unterschieden. Die meisten Bürokaufleute sind auf die Bedienung von EDV-Systemen spezialisiert. Seit der Reform des Berufs im Jahr 1991 gehört vermehrt auch Marketing zu den Tätigkeiten einer Bürokauffrau.
Wie wird man Bürokauffrau?
Die Ausbildung zur Bürokauffrau ist eine klassische duale Ausbildung, bei der Du in einem Betrieb die klassischen Tätigkeiten einer Bürokauffrau erlernst und nebenbei eine Berufsschule besuchst, auf der Du Dir theoretisches Wissen über das Berufsbild der Bürokauffrau aneignest. Wie die Ausbildung zur Bürokauffrau abläuft und welche Voraussetzungen Du dafür benötigst, haben wir Dir hier zusammengefasst.
Schulabschluss
Für die Ausbildung zur Bürokauffrau ist grundsätzlich kein Schulabschluss nötig. Die meisten Ausbildungsanfänger können jedoch einen Realschulabschluss oder das Abitur beziehungsweise Fachabitur nachweisen. Das bedeutet allerdings nicht, dass Du diese Ausbildung nicht auch mit einem Hauptschulabschluss oder sogar ohne Schulabschluss beginnen kannst. Mit ein wenig Durchsetzungsvermögen, Ehrgeiz und Lust auf den Job kannst Du auch ohne Abschluss Bürokaufmann werden. Die einzelnen Aufgaben, auf die es ankommt, lernst Du schließlich während Deiner Ausbildung kennen.
Betriebliche Ausbildung zur Bürokauffrau
Die Ausbildung zur Bürokauffrau gliedert sich in einen betrieblichen und einen schulischen Teil. In beiden Bereichen lernst Du verschiedene Aufgaben und typische Tätigkeiten einer Bürokauffrau kennen.
In Deinem Ausbildungsbetrieb gehören zu den Tätigkeiten als Bürokauffrau oder Bürokaufmann zum Beispiel die folgenden Aufgaben:
- Auswahl und Anwendung betrieblicher Kommunikationssysteme
- Bedarfsgerechte und effiziente Anwendung von Systemen zur Textverarbeitung
- Recherche, Beurteilung, Aufbereitung und Archivierung von Informationen
- Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs
- Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten und was es dabei zu beachten gibt
- Einholung, Prüfung und Vergleich von Angeboten
- Begründung von Entscheidungen über diverse Angebote
- Zusammenstellung, Aufbereitung und Auswertung von Kundendaten
- Durchführung und Auswertung von Vor- und Nachkalkulationen
- Vorbereitung von Zahlungen unter Berücksichtigung der einzelnen Zahlungsbedingungen
Außerdem gehört es zu Deinen Aufgaben als Bürokauffrau, Dir Kenntnisse über Themen wie z. B. folgende anzueignen:
- Rechte und Pflichten während der Ausbildung zur Bürokauffrau
- Organisation des Ausbildungsbetriebs
- Umweltschutz
Schulische Ausbildung zur Bürokauffrau
Während des schulischen Teils Deiner Ausbildung zur Bürokauffrau lernst Du weitere Aufgaben kennen und auszuführen. Dazu zählen zum Beispiel:
- die Akquise von Kunden
- wie man Kunden an das Unternehmen bindet
- die Wahrnehmung von personalwirtschaftlichen Aufgaben
- die Planung und Durchführung von einzelnen Projekten
Zusätzlich wirst Du in klassischen allgemeinbildenden Fächern unterrichtet, darunter:
- Deutsch
- Wirtschaftskunde
- Sozialkunde
- Mathematik
- Rechnungswesen
Spezialisierung während der Ausbildung zur Bürokauffrau
Die Bürokauffrau-Ausbildung wird bereits während der dreijährigen dualen Ausbildung durch sogenannte Wahlqualifikationen vertieft, die sowohl im Betrieb als auch an der Schule gelehrt werden. Je nach Ausbildungsbetrieb zählen dazu beispielsweise:
- Auftragssteuerung und -koordination
- Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
- Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
- Einkauf und Logistik
- Marketing und Vertrieb
- Personalwirtschaft
- Assistenz und Sekretariat
- Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
- Verwaltung und Recht
- Öffentliche Finanzwirtschaft
Aus diesem Katalog von zehn Wahlqualifikationen sind bei Abschluss des Ausbildungsvertrags genau zwei festzulegen, die jeweils über einen Zeitraum von fünf Monaten vermittelt werden. Die Festlegung erfolgt durch den Betrieb, teils gemeinsam mit den Auszubildenden, zu Beginn oder im Laufe des ersten Ausbildungsjahres, und wird im Ausbildungsvertrag festgehalten. Eine spätere Änderung der festgelegten Wahlqualifikationen ist bis zur Anmeldung zur Abschlussprüfung Teil 2 möglich. Die Wahl der Spezialisierungen prägt die zweite Hälfte der Ausbildung. Für Unternehmen der Privatwirtschaft kommen nur acht der zehn Wahlqualifikationen infrage, denn zwei (Verwaltung und Recht sowie Öffentliche Finanzwirtschaft) sind ausschließlich für die Ausbildung im öffentlichen Dienst wählbar. Diese Angaben beziehen sich auf den deutschen dualen Ausbildungsberuf.
Ausbildungsplätze
Wo arbeitet eine Bürokauffrau?
Bürokauffrauen finden Beschäftigung in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche, in der öffentlichen Verwaltung und bei Verbänden, Organisationen sowie Interessenvertretungen.
Zu den einzelnen Branchen, in denen Du als Kaufmann für Büromanagement Fuß fassen kannst, zählen unter anderem:
- Bau, Architektur
- Elektro
- Fahrzeugbau, -instandhaltung
- Finanzdienstleistungen, Immobilien
- Gesundheit, Soziales
- Handel
- Holz, Möbel
- Hotel, Gaststätten, Tourismus
- IT, DV, Computer
- Management, Beratung, Recht, Steuern
- Medien, Informationsdienste
- Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik
- Transport, Verkehr
- Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen
- Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung
- Weitere Dienstleistungen
Wie sieht der Arbeitsalltag aus?
Dein Arbeitsalltag als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement kann zum Beispiel wie folgt aussehen:
Wie sieht der Arbeitsplatz aus?
Dein Arbeitsplatz ist, wie die Berufsbezeichnung bereits verrät, ein Büro. Dort hast Du einen eigenen Schreibtisch, der mit allen Geräten, die Du für Deine Arbeit benötigst, ausgestattet ist. Dazu zählen Computer, Telefon, Faxgerät und Drucker. Auch Stifte und Papier warten auf Dich, ebenso wie Aktenordner, in denen Du wichtige Dokumente abheftest und verwahrst. Die meisten Arbeitgeber erlauben es ihren Angestellten, ihren Arbeitsplatz im Büro zu einem gewissen Grad selbst zu gestalten. Ob Du also Fotos Deiner Familie oder Pflanzen aufstellen möchtest, um Deine Arbeitsatmosphäre noch angenehmer zu gestalten, ist in der Regel Dir überlassen.
Was verdient eine Bürokauffrau?
Während Deiner Ausbildung verdienst Du im ersten Lehrjahr je nach Bundesland und Branche zwischen 682 und 1.338 € brutto pro Monat. Im zweiten Jahr steigt das monatliche Gehalt auf 805 bis 1.372 € brutto an, im dritten Lehrjahr sind es zwischen 921 und 1.466 €, die Dir jeden Monat zustehen.
Nach erfolgreich absolvierter Ausbildung hängt Dein monatliches Gehalt zusätzlich von der Branche, vom Aufgabengebiet und Verantwortungsbereich innerhalb des Betriebs, in dem Du tätig bist, ab. Je größer Dein Verantwortungsbereich, desto höher Dein Monatsgehalt. Das Einstiegsgehalt liegt bei rund 2.000 bis 2.500 € brutto. Der Median des Bruttomonatsgehalts liegt bei rund 3.810 €. Grundsätzlich kannst Du mit steigender Betriebszugehörigkeit mit 3.786 bis 4.794 € pro Monat rechnen.
Entsprechende Weiterbildungen oder der Abschluss eines fachverwandten Studiums können die Vergütung für Deine Arbeit weiter steigen lassen.
Wo finde ich einen Job als Bürokauffrau?
Wie sind die Berufsaussichten für Bürokauffrauen?
Insgesamt gibt es in Deutschland mehr als zwei Millionen sozialversicherungspflichtige Angestellte in diesem Beruf, Tendenz steigend. Das zeigt, wie wichtig dieser Job für Unternehmen aller Art ist. Kaum eine Firma kommt heute ohne gut ausgebildete Bürokauffrauen und -männer aus, die Freude an ihrem Beruf haben und die einzelnen Unternehmen voranbringen. Alleine deshalb kann es sich lohnen, eine Ausbildung zur Bürokauffrau zu absolvieren.
Wie beliebt der Beruf ist, zeigt auch die Statistik: Kauffrau für Büromanagement war 2019 der häufigste Ausbildungsberuf unter den neu abgeschlossenen Ausbildungsverträgen bei weiblichen Auszubildenden, mit einem Anteil von 10 %. Bei männlichen Auszubildenden lag zum Vergleich der Kraftfahrzeugmechatroniker mit 6,5 % auf dem ersten Platz. Diese Zahlen gelten für Deutschland.
Welche Spezialisierungen gibt es?
Du hast die Wahl zwischen einer Anpassungsweiterbildung, einer Spezialisierungsweiterbildung oder einer Aufstiegsweiterbildung.
Als Anpassungsweiterbildung kommen zum Beispiel folgende Bereiche infrage:
- Korrespondenz
- Büro und Sekretariat
- Bürokommunikation und -technik
- Projektmanagementprogramme
Zu den Spezialisierungsweiterbildungen zählen beispielsweise:
- Finanz- und Rechnungswesen
- Einkauf
- Personalwesen
Außerdem sind folgende Aufstiegsweiterbildungen möglich:
- Fachwirt für Büro- und Projektorganisation
- Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement
- Studium der Betriebswirtschaftslehre
- Studium Business Administration
- Studium der Volkswirtschaftslehre
Passt der Beruf Bürokauffrau zu mir?
Die genauen Voraussetzungen und Aufgaben als Bürokauffrau sind vom jeweiligen Ausbildungsbetrieb abhängig. Während für einige Arbeitgeber Fremdsprachenkenntnisse wichtig sind, legen andere keinen allzu großen Wert darauf. Wenn Du Dich für eine Karriere als Kauffrau für Büromanagement entscheidest, solltest Du allerdings die folgenden Eigenschaften und Voraussetzungen mitbringen.
