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Passt das zu mir?
Die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau zeigt Dir, wie Du die Verwaltung eines Unternehmens organisatorisch planst und leitest. Wir verraten Dir, warum die Ausbildung eigentlich anders heißt und Du für eine Ausbildungsstelle vor allem solide Englischkenntnisse mitbringen solltest.
Wo kann ich eine Ausbildung zur Bürokauffrau machen?
Du kannst die Ausbildung zur Bürokauffrau in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche sowie bei Verbänden, Organisationen und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung absolvieren. Die Ausbildungsstellen können zum Beispiel zu diesen Branchen gehören:
- Finanzdienstleistungen
- Bau und Architektur
- IT
- Transport und Verkehr
- Medien und Informationsdienste
Je nachdem, für welche Branche und welche Art von Einrichtung Du Dich entscheidest, variiert Dein Arbeitsumfeld. Absolvierst Du die Ausbildung beispielsweise in der Industrie, sieht Dein Tagesgeschäft anders aus als bei einer öffentlichen Verwaltung oder einem Handwerksunternehmen. Damit Du Dir ein gutes Bild der derzeit verfügbaren Ausbildungsstellen machen kannst, wirf am besten einen Blick in unsere Jobsuche. Diese zeigt Dir, wo und in welcher Branche Unternehmen derzeit freie Stellen für eine Ausbildung zur Bürokauffrau haben. Such dabei nicht ausschließlich nach Anzeigen, die eine Bürokauffrau-Ausbildung bieten. Denn: Das Berufsbild heißt mittlerweile Kauffrau für Büromanagement. Im Alltagsgebrauch wird jedoch meist noch die alte Bezeichnung verwendet.
Welche Voraussetzungen brauche ich für eine Ausbildung zur Bürokauffrau?
Die Ausbildung zur Bürokauffrau weist keine festen Voraussetzungen auf. Vielmehr bestimmt die jeweilige Branche, in der ein Unternehmen oder eine Einrichtung angesiedelt ist, welche Anforderungen Du erfüllen musst. Besonders hohe Anforderungen findest Du oftmals bei Ausbildungsstellen im öffentlichen Dienst. Hier fordert mehr als jede zweite Einrichtung, dass Du ein Abitur oder Fachabitur mitbringst. Betrieben in Industrie, Handel und Handwerk dagegen reicht es in der Regel aus, wenn Du einen Realschulabschluss in der Tasche hast. Kannst Du lediglich einen Hauptschulabschluss aufweisen, lohnt sich für Dich eine Bewerbung für eine Ausbildung zur Bürokauffrau im Handwerk. Hier hat jeder zehnte Auszubildende keinen Realschul- oder Abiturabschluss, sondern nur einen Hauptschulabschluss.
Du kannst zudem mit guten Noten in diesen Fächern bei Betrieben punkten:
- Englisch: Unternehmen in Wirtschaft und Industrie sind oftmals international aufgestellt. Das heißt: Du kommunizierst mit vielen Kunden ausschließlich auf Englisch. Ein „gut” oder „sehr gut” in diesem Fach lässt Betriebe daher wissen, dass Du über ausgeprägte Sprachkenntnisse verfügst.
- Deutsch: Bereits während der Ausbildung zur Bürokauffrau bist Du das Sprachrohr für den Kontakt mit Kunden. Du solltest daher im Schriftverkehr und in Gesprächen kompetent rüberkommen. Gute Noten in Deutsch zeigen Ausbildungsstellen, dass Dir das gelingen wird.
- Wirtschaft: Das Rechnungswesen ist fester Bestandteil der Bürokaufmann-Ausbildung. Konntest Du bereits in der Schule im Fach Wirtschaft punkten, stufen Dich Unternehmen als geeignet für die Ausbildung ein.
- Mathe: Aufgaben wie Budgetplanung und Ausgabenkontrolle verlangen von Dir, dass Du für die Ausbildung zur Bürokauffrau grundlegende Mathekenntnisse mitbringst. Eine Eins in dem Fach bestätigt Betrieben Deine Kompetenz in Sachen Zahlen.
Ausbildungsanfänger 2023 (in %)
Ausbildungsbereich Industrie und Handel
Wie lange dauert die Ausbildung zur Bürokauffrau?
Um Deinen Abschluss als Bürokauffrau zu machen, benötigst Du in der Regel 3 Jahre. Hast Du jedoch ein Fachabitur oder Abitur in der Tasche, lassen Dich viele Ausbildungsstellen Deinen Abschluss in 2,5 oder 2 Jahren machen. Doch auch mit einem Realschulabschluss kannst Du die Ausbildung bei vielen Betrieben verkürzen. Während Deiner Ausbildung zur Bürokauffrau solltest Du also konstant gute Noten erzielen. Eine mögliche Verkürzung der Ausbildungsdauer besprichst Du mit dem verantwortlichen Ausbildungsleiter sowie mit der zuständigen Prüfungsstelle.
Wie hoch ist das Gehalt in der Ausbildung zur Bürokauffrau?
Die Ausbildungsvergütung als Bürokauffrau ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Die Branche, in der Dein Betrieb tätig ist, spielt dabei eine wichtige Rolle. Bei einem großen Finanzdienstleister erhältst Du zum Beispiel oftmals ein höheres Gehalt als bei einem kleinen Handwerksbetrieb. Zusätzlich hat auch der Sitz des Ausbildungsbetriebs einen Einfluss auf Dein Ausbildungsgehalt. Dabei gilt grundsätzlich: Betriebe in Süddeutschland und in großen Städten wie Köln, Hamburg und Frankfurt zahlen Dir ein höheres Gehalt. Falls Deine Ausbildungsstelle an einen Tarifvertrag gebunden ist, erhältst Du den Lohn, den der Vertrag vorschreibt. Dieser variiert je nach Bundesland.
Verdienst in der Ausbildung als Bürokauffrau
Wie läuft die Ausbildung zur Bürokauffrau ab?
Die Ausbildung ist dual angelegt. Dabei eignest Du Dir die theoretischen Inhalte rund um Rechnungswesen, Kundenkontakt und Budgetplanung an einer Berufsschule an. Praktische Übung für den Beruf erhältst Du im Arbeitsalltag Deines Ausbildungsbetriebs. Hier lernst Du, erste Aufgaben einer Verwaltung zu meistern. Mitte des zweiten Ausbildungsjahres absolvierst Du eine schriftliche Zwischenprüfung. Danach wartet der zweite Teil der Ausbildung auf Dich. Nach 3 Jahren legst Du die Abschlussprüfung ab. Diese besteht aus 3 schriftlichen und einer mündlichen Prüfung. Du bist dann staatlich anerkannter Bürokaufmann bzw. staatlich anerkannte Bürokauffrau.
Welche Inhalte hat die Ausbildung zur Bürokauffrau?
Die Ausbildung zur Bürokauffrau vermittelt Dir ein umfangreiches Wissen rund um die Verwaltung von Unternehmen und Einrichtungen. Dazu stehen zum Beispiel diese Fächer auf Deinem Stundenplan:
- Kundenakquise
- Kundenbindung
- Projektplanung und -durchführung
- Organisation von Geschäftsreisen
- Warenbeschaffung
Daneben sitzt Du auch in Vorlesungen zu allgemeineren Fächern wie Deutsch, Mathe, Sozialkunde und Wirtschaftskunde. Die Wahlqualifikation lässt Dich einen Schwerpunkt wählen. Du kannst Dich beispielsweise auf Themen wie „Marketing und Vertrieb”, „Verwaltung und Recht”, „Einkauf und Logistik” oder „Personalwirtschaft” konzentrieren.
Aus einem Katalog von zehn Wahlqualifikationen wählt Dein Ausbildungsbetrieb genau zwei aus. Jede der beiden dauert etwa fünf Monate und wird im Betrieb ausgebildet. In der Praxis legen Betrieb und Auszubildende die Schwerpunkte oft gemeinsam zu Beginn oder im Laufe des ersten Ausbildungsjahres fest und halten sie im Ausbildungsvertrag fest. Für Unternehmen der Privatwirtschaft kommen dabei nur acht der zehn Wahlqualifikationen infrage, denn zwei sind speziell für die Ausbildung im öffentlichen Dienst gedacht. Rund zwei Drittel der Ausbildungsinhalte sind für alle verbindlich, etwa ein Drittel richtet sich nach den gewählten Wahlqualifikationen.
Der praktische Teil der Ausbildung zeigt Dir, welche Aufgaben Du im Arbeitsalltag einer Verwaltung meistern musst. Dabei warten zum Beispiel diese Tätigkeiten auf Dich:
- Anwendung von Systemen zur Textverarbeitung
- Auswertung von Kalkulationen
- Prüfung und Vergleich von Angeboten
- Aufbereitung und Archivierung von Informationen
- Vorbereitung von Dienstreiseanträgen
Wie sieht der Karrierepfad nach der Ausbildung zur Bürokauffrau aus?
Hast Du die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau erfolgreich abgeschlossen, hängen Deine Berufschancen davon ab, wo Du in Deutschland eine Stelle antreten möchtest. So bewerben sich beispielsweise in Niedersachen gut 12 Bewerber auf eine ausgeschriebene Stelle. In Hessen findet sich dagegen nur 1 Bewerber. Das hat die Arbeitsagentur herausgefunden. Als Kauffrau für Büromanagement bewegst Du Dich in einem sehr gefragten Ausbildungsberuf: Sie war 2019 der am häufigsten gewählte Ausbildungsberuf bei den weiblichen Auszubildenden, mit einem Anteil von rund 10 %.
Willst Du Deine Jobchancen verbessern, kannst Du eine Fortbildung absolvieren. Dabei kommen zum Beispiel diese infrage:
- Fortbildung zur Fachkauffrau oder zur Betriebswirtin: Willst Du Dich für höhere Positionen in der Verwaltung empfehlen, kannst Du eine Fortbildung zur Fachkauffrau oder zur Betriebswirtin vornehmen. Diese dauert in der Regel 2 Jahre und beschert Dir nicht nur Aufgaben mit mehr Verantwortung, sondern auch ein besseres Gehalt.
- Fortbildung zur Bilanzbuchhalterin: Hat Dir während der Ausbildung zur Bürokauffrau das Rechnungswesen besonders viel Spaß gemacht, kannst Du über eine Fortbildung zur Bilanzbuchhalterin nachdenken. Diese kannst Du jedoch nicht unmittelbar nach Deinem Ausbildungsabschluss angehen. Du musst 3 Jahre Berufserfahrung aufweisen. Die Weiterbildung dauert – je nachdem, ob Du diese in Vollzeit oder Teilzeit absolvierst – zwischen 5 Monaten und 2,5 Jahren.
- Studium: Willst Du auf der Karriereleiter einmal eine Führungsposition einnehmen, kann Dich ein Studium dafür mit den notwendigen Qualifikationen versehen. Dabei kommen vor allem Studiengänge wie BWL und Wirtschaft infrage. Du musst jedoch über ein Abitur oder Fachabitur verfügen, um ein Studium aufnehmen zu können.
Passt eine Ausbildung zur Bürokauffrau zu mir?
Du solltest für die Ausbildung diese Voraussetzungen mitbringen:
Rechenfertigkeiten
Ein großer Teil der Ausbildung zur Bürokauffrau setzt ein grundlegendes Verständnis von Mathe voraus. Damit Du beispielsweise im Rechnungswesen keine Fehler machst, solltest Du über ausgeprägte Rechenfertigkeiten verfügen.
Serviceorientierung
Die Ausbildung zur Bürokauffrau zeigt Dir, wie Du Wünsche und Ziele von Kunden angehst. Du solltest eine ausgeprägte Serviceorientierung mitbringen, um ihre Erwartungen erfüllen zu können.
Flexibilität
Die Ausbildung zur Bürokauffrau bringt eine Vielzahl verschiedener Aufgaben zusammen. Du bist vom Rechnungswesen über Warenbeschaffung bis hin zur Organisation von Geschäftsreisen für die gesamte Verwaltung einer Einrichtung verantwortlich. Flexibilität solltest Du also auf jeden Fall mitbringen.
Sorgfalt
Mail-Korrespondenzen, Telefongespräche und Kundenempfang – in der Ausbildung zur Bürokauffrau stehst Du in ständigem Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern. Damit Du dabei stets ein souveränes Bild ablieferst, solltest Du eine sorgfältige Arbeitsweise an den Tag legen.
Einsatzbereitschaft
Manchmal kann es während der Ausbildung im Betrieb hoch hergehen. Dabei müssen wichtige Aufgaben in kurzer Zeit erledigt werden. Für diese Herausforderungen solltest Du eine hohe Einsatzbereitschaft mitbringen.
Selbstständige Arbeitsweise
Viele verschiedene Aufgaben und eine hohe Verantwortung erfordern von Dir, dass Du bereits in der Ausbildung arbeitest, ohne dass Dir die ganze Zeit jemand über die Schulter schaut. Du solltest daher über eine selbstständige Arbeitsweise verfügen.
Die Ausbildung verlangt nicht von Dir, dass Du bereits von Anfang an diese Fähigkeiten ohne Ausnahmen beherrschst. Vielmehr sollst Du über die 3 Jahre Ausbildungszeit Deine Fähigkeiten nach und nach ausbauen. Mit Deinem Abschluss in der Tasche bist Du dann für den Berufseinstieg als Bürokauffrau gewappnet.
