Was ist eine Verwaltungsfachangestellte?
Eine Verwaltungsfachangestellte oder ein Verwaltungsfachangestellter übernimmt verschiedene Aufgaben in der Verwaltung und der Büroorganisation von unterschiedlichen Behörden und Institutionen. Sie erarbeiten Vorschriften für die Verwaltung, setzen Verwaltungsentscheidungen um und überprüfen die Einhaltung der einzelnen Vorschriften.
Was macht eine Verwaltungsfachangestellte?
Es gibt fünf verschiedene Fachrichtungen in dem Beruf. Deshalb sind die Tätigkeiten einer Verwaltungsfachangestellten auch zum Teil recht unterschiedlich. Als Verwaltungsfachangestellte oder als Verwaltungsfachangestellter bearbeitest Du aber immer Verwaltungsvorgänge, hältst Akten auf dem neuesten Stand, schreibst Berichte und dokumentierst Amtshandlungen.
Du überwachst beispielsweise die Einhaltung von Auflagen, verschaffst Dir einen Überblick über Sachverhalte und triffst Verwaltungsentscheidungen aufgrund der geltenden Rechtsvorschriften. Du schreibst und sendest Briefe an Beteiligte, nimmst Post in Empfang und beantwortest Fragen von Bürgern, Unternehmen sowie von Organisationen. Zum Beispiel, wenn es darum geht, Investitionsförderungen auszuzahlen, oder bei Fragen der Steuerabgabe.
Zu den Aufgaben als Verwaltungsfachangestellte gehört es außerdem, dass Du das Personal Deiner Institution oder Behörde verwaltest. Du berechnest Gehälter und stellst Rechnungen und Überweisungsvorlagen aus. Darüber hinaus bestellst Du bei Bedarf neues Büromaterial. Du führst also die Haushaltspläne Deiner Behörde oder Institution aus.
Wie wird man Verwaltungsfachangestellte?
Um den Beruf ausüben zu dürfen, benötigst Du eine abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten. Diese dauert drei Jahre und findet in dem öffentlichen Dienst statt.
Voraussetzungen für die Verwaltungsfachangestellte-Ausbildung
Gesetzlich brauchst Du für den Beginn der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte oder als Verwaltungsfachangestellter keinen bestimmten Schulabschluss. Außerdem musst Du ein spezielles Auswahlverfahren bestehen.
Rechtlich genügt also häufig schon ein Hauptschulabschluss, ein qualifizierter Hauptschulabschluss mit guten Noten in Deutsch und Mathematik kann für die Ausbildung ebenfalls ausreichen. Am häufigsten verlangen die Ausbildungsbetriebe aber die mittlere Reife (Realschulabschluss), und ein Abitur bietet Bewerbungsvorteile. Teilweise nennen Städte und Gemeinden in ihren Ausschreibungen lediglich den Hauptschulabschluss als Mindestvoraussetzung, die realen Anforderungen liegen in der Praxis jedoch meist höher, weil regelmäßig deutlich mehr Bewerbungen als Ausbildungsplätze eingehen. Manche Kommunen nennen zudem konkrete Notenvorgaben, etwa „mindestens Realschulabschluss mit einem Gesamtdurchschnitt von 3,0”. Über die Hälfte aller Auszubildenden zu Verwaltungsfachangestellten verfügt mittlerweile über Abitur oder Fachabitur.
Die Ausbildung dauert regulär drei Jahre. Bringst Du (Fach-)Abitur oder hervorragende Leistungen mit, kannst Du sie auf 2,5 oder 2 Jahre verkürzen. Rechtliche Grundlage dafür ist das Berufsbildungsgesetz (BBiG), das Abweichungen von der Regelausbildungszeit zulässt. Mit Hochschulreife (Abitur) kannst Du die Dauer um bis zu 12 Monate verkürzen, bei mittlerem Bildungsabschluss sind bis zu 6 Monate möglich, und auch sehr gute Leistungen in Schule und Betrieb können eine Verkürzung von bis zu 6 Monaten ermöglichen. Mehrere Verkürzungsgründe lassen sich kombinieren, solange die Mindestausbildungsdauer nicht unterschritten wird. Eine Verkürzung kannst Du bereits mit dem Vertragsabschluss vereinbaren oder noch während der Ausbildung beantragen, sofern das Erreichen des Ausbildungsziels gesichert ist. Ob und in welchem Umfang eine Verkürzung möglich ist, hängt aber vom Ausbildungsbetrieb und der zuständigen Stelle ab und ist nicht pauschal garantiert.
Schwerpunkte während der Ausbildung in der Verwaltung
Bereits vor der Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten musst Du Dich durch die Wahl des Ausbildungsbetriebes für eine dieser fünf Fachrichtungen entscheiden:
- Kirchenverwaltung und evangelische Kirche
- Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern
- Kommunalverwaltung
- Landesverwaltung
- Bundesverwaltung
Aufbau der Ausbildung in der Verwaltung
Die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte findet dual statt. Du besuchst also abwechselnd den Ausbildungsbetrieb und die Berufsschule. Meistens findet der Wechsel blockweise statt, manchmal hast Du aber auch an festen Tagen in der Woche Unterricht an der Berufsschule.
In der Mitte des zweiten Lehrjahres musst Du eine Zwischenprüfung bestehen, und am Ende der drei Jahre dann die Abschlussprüfung.
Themen der Ausbildung in der Verwaltung
Was Du konkret während der Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten lernst, hängt sehr von Deiner gewählten Fachrichtung ab. Im Allgemeinen erfährst Du aber einiges über Büroaufgaben, über das Haushaltswesen sowie über das Kassenwesen der öffentlichen Verwaltung, lernst das Steuerrecht sowie verschiedene Rechtsvorschriften kennen.
Aber auch die Kommunikation mit Bürgern, Unternehmen und Organisationen steht auf dem Stundenplan. Ein weiteres wichtiges Fach ist Mathematik beziehungsweise Wirtschaftsmathematik. Hier lernst Du, Leistungsfälle zu berechnen und Kostenabrechnungen durchzuführen.
Aufstiegsmöglichkeiten
Nach der Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten kannst Du mit praktischer Berufserfahrung in dem Job eine Prüfung als Verwaltungsfachwirt absolvieren. Dann hast Du die Möglichkeit, eine Führungsposition in der Verwaltung zu übernehmen.
Für die Weiterbildung zum Verwaltungsfachwirt werden in der Regel mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung vorausgesetzt, die nach Abschluss der Ausbildung gerechnet werden. Fachliche Grundlage ist idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine gleichwertige Ausbildung; ein Quereinstieg aus einem fachfremden Beruf ist in der Regel nicht vorgesehen. Alternative Zugangswege sind eine erfolgreich abgeschlossene Laufbahnprüfung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine bestandene Angestelltenprüfung I, wobei auch hier zusätzlich einschlägige Berufserfahrung gefordert wird. Die genauen Zugangsvoraussetzungen und die Dauer regeln die Verwaltungsschulen der Länder unterschiedlich; die Weiterbildung dauert je nach Lehrgangsform etwa 1,5 bis 3 Jahre. Die Kosten liegen oft bei 6.000 bis 10.000 € und werden häufig vom Arbeitgeber getragen.
Ansonsten besteht die Option, dass Du durch die abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte oder als Verwaltungsfachangestellter auch ohne Hochschulzugangsberechtigung ein Studium der Verwaltungswissenschaft oder des Verwaltungsmanagements beginnst.
Ein Studium ohne Abitur ist in Deutschland allerdings nicht voraussetzungslos. In der Regel gilt die sogenannte „3+3-Regel”: Du benötigst neben der abgeschlossenen Ausbildung meist mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung, und der gewünschte Studiengang muss fachlich zu Deinem erlernten Beruf passen. Ob Deine berufliche Qualifikation ausreicht, prüft und entscheidet die jeweilige Hochschule; die genauen Zugangsregeln unterscheiden sich zudem zwischen den Bundesländern und Hochschulen.
Ausbildungsplätze
Wo arbeitet eine Verwaltungsfachangestellte?
Nach der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte oder als Verwaltungsfachangestellter kannst Du in ganz unterschiedlichen Bereichen arbeiten. Das kommt darauf an, für welche Fachrichtung Du Dich entschieden hast. Mit der Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern wirst Du hier angestellt:
- In einer Handwerkskammer
- In einer Industrie- und Handelskammer
- In einer Handelskammer
- Bei Wirtschafts- oder Arbeitgeberverbänden
Falls Du Dich für die Fachrichtung Kommunalverwaltung entschieden hast, kannst Du hier Arbeit finden:
- In kommunalen Ämtern und Behörden (zum Beispiel in einem Gesundheitsamt, in einem Bauamt oder in einem Kulturamt)
- In Gemeindeverwaltungseinrichtungen
- In Kreisverwaltungsreferaten
In der Fachrichtung Bundesverwaltung besteht die Option für Dich, hier einen Job zu bekommen:
- In Bundesbehörden (zum Beispiel bei der Bundesagentur für Arbeit, bei dem Bundesrechnungshof, der Bundespolizei oder bei dem Bundesministerium für Finanzen).
Wenn Du die Fachrichtung Landesverwaltung gewählt hast, findest Du bei Behörden und Institutionen der Landesverwaltung eine Beschäftigung. Beispielsweise in einem dieser Bereiche:
- In Oberfinanzdirektionen
- In einem Amt für Verbraucherschutz
- In einem Landwirtschaftsamt
- Universitätsverwaltungen
Mit der Fachrichtung Kirchenverwaltung der evangelischen Kirche kannst Du Arbeit in evangelischen Landeskirchen, in Kirchengemeinden sowie in Kirchenkreisen bekommen.
Wie sieht der Arbeitsalltag aus?
Damit Du einen konkreteren Eindruck davon bekommst, was Dich nach der Ausbildung erwartet, findest Du hier ein paar typische Tätigkeiten einer Verwaltungsfachangestellten. Denke aber immer daran, dass diese je nach Fachrichtung verschieden sind!
Wie sieht der Arbeitsplatz aus?
Zu dem Berufsbild Verwaltungsfachangestellte gehört es, dass Du hauptsächlich an dem Schreibtisch vor dem Computer arbeitest. Dort nutzt Du spezielle Software und Anwendungsprogramme, um Daten und Dokumente leicht verwalten zu können. Manchmal telefonierst Du aber auch oder sitzt gegenüber von Ratsuchenden und erteilst Auskünfte. In der Regel hast Du geregelte Arbeitszeiten und musst weder am Wochenende noch an Feiertagen arbeiten.
Was verdient eine Verwaltungsfachangestellte?
Ausbildung
Während Deiner Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte verdienst Du im öffentlichen Dienst je nach Tarifgebiet im ersten Jahr zwischen rund 1.297 und 1.368 € im Monat. In dem zweiten Ausbildungsjahr erhältst Du dann etwa 1.351 bis 1.418 € und in dem letzten Jahr bekommst Du rund 1.401 bis 1.464 € im Monat.
Beruf
Später im Berufsleben kannst Du mit einem mittleren Bruttomonatsgehalt (Median) von circa 3.822 € rechnen! Dein Verdienst hängt aber auch von Deiner Ausbildung, Erfahrung und der Behörde ab, wo Du arbeitest.
Wo finde ich einen Job als Verwaltungsfachangestellte?
Wie sind die Berufsaussichten für Verwaltungsfachangestellte?
Die Chancen, dass Du nach der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte eine Festanstellung findest, stehen sehr gut. Nur in Mecklenburg-Vorpommern gibt es mehr als vier qualifizierte Bewerber auf eine freie Stelle.
Welche Spezialisierungen gibt es?
Neben einer der fünf Fachrichtungen kannst Du Dich außerdem noch auf neue Entwicklungen spezialisieren und in diesem Bereich Fortbildungen besuchen. Das Verwaltungsrecht ändert sich regelmäßig, aber auch in den Bereichen Rechnungswesen oder Bürokommunikation kannst Du Dich speziell weiterbilden.
Passt der Beruf Verwaltungsfachangestellte zu mir?
Damit Du den Aufgaben als Verwaltungsfachangestellte gewachsen bist, ist es von Vorteil, wenn Du diese Voraussetzungen mitbringst:
Verwaltungsfachangestellte sind keine Beamten, sondern Tarifbeschäftigte im öffentlichen Dienst. Sie werden nach Tarifvertrag bezahlt und nicht nach Besoldungsrecht; die Ausbildungsvergütung richtet sich nach dem TVAöD (Kommunen und Bund) beziehungsweise dem TVA-L (Länder). Wer eine Beamtenlaufbahn anstrebt, muss sich gezielt dafür entscheiden. Eine spätere Verbeamtung ist zwar möglich, erfordert aber häufig ein zusätzliches Studium oder eine gezielte Qualifikation und hängt vom jeweiligen Arbeitgeber ab.
Abschrecken sollten Dich diese Fähigkeiten nicht, denn sie sind keine zwingenden Voraussetzungen, die Du bereits mitbringen musst! Du lernst das Meiste in der Regel erst während Deiner Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte!
