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Kilometerpauschale: Wie Du Fahrtkosten absetzen kannst

Bei Geschäftsreisen oder anderen Fahrten zu einer Auswärtstätigkeit fallen in der Regel Kosten für die Fahrt an. Diese kannst Du steuerlich mit der Kilometerpauschale geltend machen, sodass Du bei Deiner Steuererklärung Fahrtkosten absetzen kannst. Dabei wird diese Pauschale oftmals mit der Entfernungspauschale verwechselt. Was es mit der Kilometerpauschale auf sich hat, wie diese sich von der Entfernungspauschale unterscheidet und wie Du in Deiner Steuererklärung Fahrtkosten pro km abrechnen kannst, erfährst Du hier.

Was ist die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale ist ein fester Pauschalbetrag, den Arbeitnehmer und auch Selbstständige bei einer beruflichen Reise – einer sogenannten Auswärtstätigkeit – steuerlich geltend machen können. Dabei können sie die angefallenen Fahrtkosten von der Steuer absetzen: Pro Kilometer wird hier ein fester Betrag von den zu versteuernden Einkünften abgezogen – der Anteil Deiner zu versteuernden Einkünfte sinkt also. Dabei ist in der Regel ein Beleg wie ein geführtes Fahrtenbuch als Nachweis nötig.

Die KM-Pauschale ist im Einkommenssteuergesetz § 9 Absatz 4a unter Werbungskosten geregelt.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale richtet sich nach dem Fahrzeug, welches Du für die Reisestrecke nutzt. Besitzt Du einen gewöhnlichen PKW, so kannst Du pro Kilometer einen Betrag von 0,30 Euro berechnen. Nutzt Du hingegen ein anderes motorbetriebenes Fahrzeug wie ein Motorrad, so liegt die Pauschale bei einem Kilometergeld von 0,20 Euro. Früher fiel die Pauschale höher aus, wenn Du einen Beifahrer mitgenommen hast, inzwischen wird dies aber nicht mehr berücksichtigt.

Legst Du einen solchen Weg mit dem Fahrrad zurück, kannst Du die Kilometerpauschale nicht anrechnen. Ebendies gilt für Fahrten mit der Bahn, dem Flugzeug oder einem Schiff.

Mit der Kilometerpauschale werden folgende Kosten abgegolten:

  • Verbrauchter Kraftstoff und andere Zusatzstoffe
  • Die anfallende KFZ-Steuer
  • Abnutzungserscheinungen
  • Wartungen und übliche Reparaturen

Kommt es zu außerordentlichen Kosten – etwa durch einen Unfall auf dem Arbeitsweg – kannst Du dies separat von den Fahrtkosten von der Steuer absetzen.

Fahrzeug Kilometerpauschale (Euro/Kilometer)
Pkw 0,30 Euro
Jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 Euro

Wie unterscheidet sich die Kilometerpauschale von der Entfernungspauschale?

Oftmals in einem Atemzug mit der Kilometerpauschale wird die Entfernungspauschale genannt, jedoch unterscheiden sich die beiden Pauschalen voneinander.

Die Entfernungspauschale ist in § 9 Absatz 4 geregelt und wird auch Pendlerpauschale genannt. Entgegen der KM-Pauschale ist es bei der Entfernungspauschale egal, ob Du den Weg mit dem Fahrrad oder Deinem Auto zurücklegst – denn das genutzte Verkehrsmittel ist für die Pendlerpauschale unerheblich.

Des Weiteren wird die Entfernung zur Arbeit einmal pro Tag gewährt. Liegt Deine Arbeitsstelle sieben Kilometer von Deinem Zuhause entfernt, so werden pro Arbeitstag sieben Kilometer berechnet. Der Weg wird hier also nur einmalig und nicht separat für Hin- und Rückweg berechnet. Bei der Kilometerpauschale fallen hingegen beide Wege mit in die Berechnung.

Ein weiterer Punkt, bei dem sich die Pauschalen voneinander unterscheiden: Bei der Pendlerpauschale geht es um einen bestimmten Weg von Deinem Zuhause zu Deiner ersten Tätigkeitsstätte. Dieser Weg ist in der Regel immer derselbe. Bei der KM-Pauschale kannst Du hingegen auch Fahrten zu verschiedenen Orten mit einberechnen, etwa wenn Du dienstlich reist.

Allgemein kann man sagen, dass die Entfernungspauschale für Deinen täglichen Arbeitsweg zu verwenden ist, während die Kilometerpauschale vielmehr auf außergewöhnliche Fahrtwege – etwa bei der zweiten Tätigkeitsstelle oder bei beruflichen Reisen – angewandt wird.

Was genau ist die Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale ist eine Pauschale, die Du auf Deinen regulären Arbeitsweg anwenden kannst. Sie ist für alle steuerpflichtigen Menschen anwendbar, deren Arbeitsweg in der Regel an dieselbe Tätigkeitsstätte führt. Sie wird pro Arbeitstag und Kilometer berechnet, wobei die Pauschale pro Kilometer auf 0,30 Euro festgelegt ist. Dabei gilt die Pauschale nur einmalig und nicht für Hin- und Rückweg.

Für die Pendlerpauschale gilt dabei aber ein Höchstbetrag: Du kannst bis zu 4.500 Euro im Jahr aufgrund Deines Arbeitswegs steuerlich absetzen. Welches Verkehrsmittel Du für den Weg nutzt, ist dabei in der Regel irrelevant. Folgende Verkehrsmittel können bei der Pauschale berücksichtigt werden:

  • PKW
  • Motorrad
  • Öffentliche Verkehrsmittel
  • Bahn
  • Fahrrad
  • Zu Fuß

Lediglich Flüge können bei der Entfernungspauschale nicht berücksichtigt werden.

Wie wird die Entfernungspauschale berechnet?

Bei der Pendlerpauschale wird nur die kürzeste Verbindung zwischen Deinem Wohn- und Deinem Arbeitsort in die Kilometerberechnung mit einbezogen. Fährst Du also aufgrund der Aussicht einen etwas längeren Weg, können die zusätzlichen Kilometer in der Steuererklärung nicht berücksichtigt werden. Wenn Du aber nachweisen kannst, dass eine längere Strecke verkehrsgünstiger ist und Du Deinen Tätigkeitsort so schneller und auch pünktlicher erreichst, so können die zusätzlichen Kilometer in die Berechnung einfließen.

Auch wenn Du mit dem Bus unterwegs bist, der eventuell einen Umweg fährt, zählt bei der Berechnung der Kilometer dennoch die kürzeste Straßenverbindung.

Belege sind für diese Pauschale nicht nötig. Jedoch kann es dennoch sinnvoll sein, die Belege für die Fahrtkosten aufzuheben – etwa wenn der Arbeitsort besonders weit entfernt ist oder Deine Fahrtkosten mit einem PKW den Höchstbetrag von 4.500 Euro aus anderen Gründen überschreiten. Kannst Du dies mit Belegen nachweisen, gibt es Sonderreglungen.

Welche Fahrten kann ich angeben und welche nicht?

Um Deine Fahrtkosten von der Steuer absetzen zu können, muss die Fahrt beruflich ausgeführt werden. Private Fahrten können nicht versteuert werden. Des Weiteren muss es sich bei der Kilometerpauschale um ein motorisiertes Verkehrsmittel handeln, mit dem Du beruflich unterwegs bist. Bei der Strecke darf es sich allerdings nicht um Deinen gewöhnlichen Weg zur Arbeit handeln. Ebenso bekommst Du für Familienheimfahrten laut dieser Pauschale kein Kilometergeld.

Bei der Entfernungspauschale fallen hingegen einmalige Fahrten raus, hier kannst Du nur die Fahrtkosten in der Steuererklärung angeben, die den gewöhnlichen Weg zu Deiner ersten Tätigkeitsstätte betreffen. Auch Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung werden bei dieser Pauschale berücksichtigt.

Wo kann ich die Kilometerpauschale in der Steuererklärung angeben?

Alle Ausgaben, die Du aufgrund Deiner Arbeit hast und die dazu dienen Deine Einnahmen zu erwerben, zu sichern und zu erhalten, nennt man Werbungskosten – auch Deine Fahrtkosten zählen dazu. Diese Werbungskosten kannst Du in der Steuererklärung absetzen und so Deine zu versteuernden Einkünfte mindern. Du kannst also auch Deine Fahrtkosten in der Steuererklärung angeben.

In der Steuererklärung werden die Ausgaben – wie etwa die Kilometerpauschale – als Werbungskosten aufgelistet. Genauer gehören die Werbungskosten in die Anlage N. Möchtest Du die Entfernungspauschale anrechnen, so gibst Du in der Anlage N auch Details wie die Adresse Deines Arbeitgebers und den Zeitraum Deiner Tätigkeit an. Das Finanzamt ermittelt dann den Betrag, der von Deinem zu versteuernden Einkommen abgezogen werden kann.

Möchtest Du, dass Dein Kilometergeld nicht erst am Ende des Jahres in der Steuererklärung, sondern schon im laufenden Jahr berücksichtigt wird, so kannst Du einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen. In diesem Fall werden die Fahrtkosten pro km schon monatlich beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Um diese Lohnsteuerermäßigung in Anspruch nehmen zu können, müssen die Werbungskosten jedoch über 1.000 Euro liegen.

Um Deine Steuererklärung möglichst effizient und frei von Stress hinter Dich zu bringen, kannst Du Steuererklärungssoftware wie etwa Wundertax benutzen, die Dir dabei helfen kann, aus Deiner Steuererklärung das meiste herauszuholen.

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Welche Alternativen habe ich zur Kilometerpauschale?

Ebenso besteht die Möglichkeit, dass Du Dir die Reisekosten direkt von Deinem Arbeitgeber erstatten lässt. Die angefallenen Kosten bekommst Du in diesem Fall direkt von Deinem Arbeitgeber zurück und musst diese somit nicht steuerlich geltend machen. Sie stellend dabei eine Rückzahlung dar und unterliegen somit nicht der Lohnsteuer- oder Sozialversicherungspflicht. In diesem Fall fällt in der Regel aber eine Reisekostenabrechnung an. Vor Reiseantritt empfiehlt es sich, dass Du Dir eine Kostenübernahme bestätigen lässt, um nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben.

Wann lohnt sich die KM-Pauschale und wann nicht?

Die Entfernungspauschale lohnt sich in der Regel immer, da sie schon bei kurzen Strecken Deinen Steuersatz senkt. Ausgenommen sind hier solche Einzelfälle, bei denen Menschen direkt neben ihrer Arbeitsstelle wohnen oder sogar auf dem gleichen Gelände hausen.

Die Kilometerpauschale rechnet sich, sobald Du die Reisekosten einer geschäftlichen Reise nicht von Deinem Arbeitgeber erstattet bekommen hast. Auch wenn Du mehr als eine regelmäßige Tätigkeitsstelle hast, lohnt sich für die Fahrt zur zweiten Tätigkeitsstelle Kilometergeld zu beantragen.

Sonderfälle bei der Pendlerpauschale

Wenn Du mehrere Verkehrsmittel nutzt – also zum Beispiel mit dem Auto zur Bahnstation fährst, um von dort mit der Bahn zu Deinem Arbeitsort zu gelangen – so wird erst ermittelt, ob dies die kürzeste Straßenverbindung ist und dann, wie viele Kilometer Du mit welchem Verkehrsmittel zurückgelegt hast. Wenn Du also mit dem Auto sieben Kilometer zur Bahn fährst, mit der Du dann weitere 80 Kilometer zu Deiner Arbeitsstelle fährst, kannst Du für beide Verkehrsmittel separat die Pendlerpauschale berechnen, wobei jede einzelne Teilstrecke nicht über 4.500 Euro erreichen darf.

Wenn Du also an 240 Arbeitstagen im Kalenderjahr sieben Kilometer mit dem Auto fährst, so berechnest Du die Pauschale wie folgt: 240 * 7 km * 0,30 Euro = 503 Euro. Für Deine Fahrt mit dem Auto kannst Du im Jahr also 503 Euro berechnen.

Nun rechnest Du die Pauschale für die Strecke mit der Bahn aus: 240 * 80 km * 0,30 Euro = 5.760 Euro – für die Bahnfahrten zur Arbeit kannst Du pro Kalenderjahr theoretisch also 5.760 Euro berechnen. Da der Höchstbetrag aber bei 4.500 Euro liegt, kannst Du für die Teilstrecke mit der Bahn nur dieser Betrag berücksichtigt werden. Die gesamte Pendlerpauschale liegt in diesem Fall dann bei 5.003 Euro und setzt sich aus der Teilstrecke mit dem Auto (503 Euro) und der mit der Bahn (4.500 Euro) zusammen.

Hast Du mehrere Wohnsitze, so wird im Regelfall der kürzeste Fahrtweg verrechnet – also die Wohnung, die Deiner Arbeit am nächsten liegt. Möchtest Du bei Deiner Steuererklärung Fahrtkosten angeben, die durch einen weiter entfernten Wohnsitz – etwa den Deiner Eltern – entstehen, so musst Du nachweisen, dass Du Dich bei Diesem Wohnsitz mit mindestens 10 Prozent an Miete, Lebensmitteln und anderen Lebenshaltungskosten beteiligst.

Die Pendlerpauschale bei Menschen mit Behinderungen

Menschen mit Behinderungen können ihre tatsächlichen Fahrtkosten absetzen. Weiter haben sie die Option pro zurückgelegtem Kilometer mit einem PKW pauschal ein Kilometergeld von 0,30 Euro zu berechnen – dies gilt bei Menschen mit Behinderungen für den Hin- und Rückweg. Die Pendlerpauschale wird hier also nicht nur für eine Strecke berechnet, wie es bei Menschen ohne Behinderungen der Fall ist. Werden unterschiedliche Verkehrsmittel genutzt, kann nur eine der beiden Möglichkeiten auf beide Teilstrecken angewandt werden.

Unfallkosten auf dem Arbeitsweg können steuerlich separat geltend gemacht werden.

Die Kilometer- und die Entfernungspauschale an einem Beispiel erklärt

Jonas arbeitet als Redakteur bei einem Fußball-Magazin, wo er an fünf Tagen in der Woche arbeitet. Die neun Kilometer zwischen seinem Arbeitsort und seinem Zuhause legt er in den kalten Monaten mit seinem Auto zurück. Im Frühjahr und Sommer nutzt er stattdessen das Fahrrad.

Da ihm der Weg am Wasser entlang besser gefällt, nimmt Jonas im Sommer oftmals einen Umweg von drei Kilometern in Kauf. Diesen Umweg darf Jonas nicht mit anrechnen, auch für diese Tage rechnet er also eine Pauschale von neun und nicht den tatsächlich gefahrenen zwölf Kilometern an.

Jonas fährt nach Abzug seiner Urlaubstage an 240 Tagen im Jahr in das Büro des Fußball-Magazins. Pro Tag kann er eine Strecke von neun Kilometern anrechnen. Das Ergebnis multipliziert er wiederum mit der Entfernungspauschale von 0,3 Euro pro Kilometer. Jonas kann laut der Rechnung also 648 Euro für seinen täglichen Fahrtweg bei seiner Steuererklärung sparen.

Anzahl der Kilometer, die Jonas berechnen darf: 240 Tage * 9 km = 2.160 km Betrag in Euro, die Jonas bei der Steuererklärung geltend machen kann: 2.160 km * 0,30 Euro = 648 Euro

Brigitte arbeitet hingegen als Journalistin in Köln – Interviews gehören zu ihrer Routine. Immer wieder kommt es vor, dass sie für ein solches Interview sogar in eine andere Stadt fahren muss. Letztes Jahr musste sie beruflich zwei Reisen nach Berlin machen, die sie mit ihrem eigenen Auto zurückgelegt hat. Sie ist also jeweils zweimal 573 Kilometer nach Berlin und jeweils zweimal sie selbe Strecke wieder zurückgefahren – insgesamt hat sie letztes Jahr aufgrund von Dienstreisen also 2.292 Kilometer zurückgelegt. Aufgrund der Kilometerpauschale kann sie für jeden dieser Kilometer 0,30 Euro anrechnen und kann somit 688 Euro an Fahrtkosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Hätte sie dieselbe Strecke mit ihrem Motorrad zurückgelegt, könnte sie pro Kilometer 0,20 Euro anrechnen – auf ihrer Steuererklärung könnte sie 459 Euro absetzen.