Arbeitszimmer absetzen: Wie viel ist erlaubt und wie geht das?

Wer kann ein Arbeitszimmer absetzen?

Die erste und grundsätzliche Frage, die Du Dir stellen musst, wenn Du herausfinden willst, ob Du Dein Arbeitszimmer steuerlich absetzen kannst ist, ob Du zu einer der beiden folgenden Gruppen gehörst:

• Dein Arbeitszimmer ist der Mittelpunkt Deiner gesamten beruflichen Tätigkeit. Das ist meistens nur bei Selbstständigen oder Freiberuflern der Fall. In diesem Fall kannst Du die gesamten Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen. Typische Beispiele wären freiberufliche Journalisten oder Autoren, die komplett von zu Hause aus arbeiten. Aber auch Rentner oder Hausfrauen, die sich mit freiberuflichen Tätigkeiten etwas dazu verdienen, können ein Arbeitszimmer absetzen.
• Du gehst in Deinem Arbeitszimmer einer beruflichen Tätigkeit nach, für die Dir an keinem anderen Ort ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Das trifft klassischerweise vor allem auf die Arbeitszimmer von Lehrern, meistens aber auch auf Außendienstmitarbeiter zu. In diesem Fall kannst Du ebenfalls einen Teil der Kosten für Dein Arbeitszimmer absetzen, allerdings mit einer jährlichen Höchstgrenze von 1.260 Euro.

Wer kann kein Arbeitszimmer absetzen?

Da vor allem die zweite Gruppe, welche nur unter gewissen Voraussetzungen mit ihrem Arbeitszimmer Steuer sparen kann, durchaus unterschiedlich eng oder weit gefasst werden kann, haben wir Dir zusätzlich noch ein paar genauere Einschränkungen dazu zusammengestellt, auf wen diese Regelung genau zutrifft. Du kannst auch dann kein Arbeitszimmer absetzen wenn:

• Du in Deiner Firma über kein eigenes, abgeschlossenes Büro, sondern lediglich einen Schreibtisch in einem Großraumbüro verfügst.
• es in Deinem Büro oft sehr laut ist und Du deshalb auf Dein häusliches Arbeitszimmer ausweichst, um besser arbeiten zu können.
• Dir kein eigener Arbeitsplatz zugewiesen wurde, sondern Du an einem beliebigen freien Schreibtisch arbeitest.
• Du Deinen Arbeitsplatz nicht immer nutzen kannst, beispielsweise weil Deine Firma abends und am Wochenende geschlossen ist und Du keinen Zugang hast.

All diese Fälle erschweren Dir also den Zugang zu einem regulären, ungestörten Arbeitsplatz in Deiner Firma, erlauben Dir allerdings trotzdem nicht, durch ein eigenes Arbeitszimmer Steuer zu sparen, da Dir grundsätzlich ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Wer kann unter Umständen ein Arbeitszimmer absetzen?

Neben den mehr oder weniger eindeutigen Regeln die festlegen, wann die Abschreibung für Arbeitszimmer in der Steuererklärung erlaubt ist, gibt es zwei Sonderfälle, in denen Du unter bestimmten Voraussetzungen ein eigenes Arbeitszimmer absetzen kannst. Das gilt wenn:

• Du mehr als die Hälfte Deiner Zeit im Home Office von zu Hause aus arbeitest. Wenn Du generell überwiegend von zu Hause aus Deinem Beruf nachgehst, kannst Du durch Dein Home Office Steuer sparen. Das gilt etwa wenn Du jede Woche drei von fünf Tagen im Home Office arbeitest. Arbeitest Du dagegen nur ab und zu im Home Office, hast Du keinen Anspruch darauf, mit einem eigenen Arbeitszimmer Steuer zu sparen. Denn solange Du trotzdem in Deiner Firma über einen eigenen Arbeitsplatz verfügst, an dem Du auch den Großteil Deiner Arbeit erledigst, kannst Du generell kein Arbeitszimmer steuerlich absetzen.
• Dir ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, den Du mit vielen anderen Mitarbeitern teilst, also ein sogenannter Poolarbeitsplatz. Zwar kannst Du in der Regel kein Arbeitszimmer absetzen, wenn Du in Deinem Büro über keinen festen Schreibtisch verfügst, sondern Dir lediglich irgendein freier Arbeitsplatz zugewiesen wird. Musst Du diesen aber mit einigen Kollegen teilen, kann es durchaus sein, dass Du ein eigenes häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen kannst. Da diese Regelung nicht ganz eindeutig ist, liegt die Entscheidung darüber oftmals in den Händen des jeweiligen Finanzbeamten.

Welche Voraussetzungen muss das Arbeitszimmer erfüllen?

Nachdem Du nun schon weißt, wer überhaupt ein Arbeitszimmer absetzen kann, muss nun noch geklärt werden, welche räumlichen Voraussetzungen dieses erfüllen muss, damit Du es ohne Probleme beim Finanzamt geltend machen kannst. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Du in der Steuererklärung Dein Arbeitszimmer geltend machen kannst:

• Es muss ein eigener, abgeschlossener Raum sein. Ein Durchgangszimmer genügt also leider nicht, ebenso wenig wie eine provisorisch oder gar nicht abgetrennte Arbeitsecke in einem größeren Raum.
• Es muss in häuslicher Verbindung zu dem Rest Deiner Wohnung oder Haus stehen. Keller- oder Dachbodenräume erfüllen diese Voraussetzung in der Regel, sofern sie grundsätzlich als Wohnraum geeignet sind. Handelt es sich bei Deinem Keller dagegen um ein miefiges, nicht ausgebautes Gewölbe, erfüllt er die Bedingungen für einen Wohnraum eher nicht.
• Es muss grundsätzlich die Anforderungen an einen Büroraum erfüllen. Räume, die von ihrer Funktion her als Ausstellungs-, Betriebs- oder Lagerräume fungieren sind deshalb nicht als Arbeitszimmer steuerlich absetzbar.
• Es muss überwiegend, das heißt laut Bundesfinanzhof zu 90 Prozent, als Arbeitszimmer genutzt werden. Das heißt, Du erledigst dort hauptsächlich verwaltungstechnische, organisatorische und schriftliche Arbeiten im Zusammenhang mit Deinem Beruf. Steht dort aber noch ein Bett und nutzt Du es dementsprechend regelmäßig auch als Gästezimmer, ist eine überwiegend berufliche Nutzung nicht mehr gegeben.
• Es muss eine der Gesamtwohnfläche angemessene Größe haben; das heißt, es darf nicht zu viel Platz einnehmen. Wie groß es dabei genau sein darf, liegt ebenfalls oftmals im Ermessen des jeweiligen Finanzbeamten. Sicher ist aber, dass Du keine Steuer mit Deinem Arbeitszimmer sparen kannst, wenn es die Hälfte Deiner gesamten Wohnung einnimmt.

Wie muss ein Arbeitszimmer ausgestattet sein?

Wenn Du Dein Arbeitszimmer als Lehrer oder Freiberufler von der Steuer absetzen willst, muss es nicht nur bauliche, sondern auch einige Voraussetzungen bezüglich der Einrichtung erfüllen. Ebenso wie bei der Nutzung gilt auch hier: Halte die Menge an privaten Gegenständen klein, wenn Du Dein Arbeitszimmer absetzen willst. Grundsätzlich sollte der Mittelpunkt des Zimmers ein Schreibtisch sein. Weitere erlaubte Einrichtungsgegenstände sind:

• ein Schreibtischstuhl
• Bücher- und Aktenregale
• andere Sitzgegenstände wie Sofas, Sessel oder ein Schaukelstuhl, sofern sie entweder zum Empfangen von Geschäftskunden oder zum Lesen von Fachliteratur genutzt werden
• ein Radio oder eine kleine Stereoanlage
• Deko-Gegenstände wie Vorhänge, Lampen, Bilder und Teppiche

Dagegen sollten sich folgende Gegenstände eher nicht in Deinem Arbeitszimmer befinden:

• Gäste- oder Kinderbett
• Bügelbrett, Kühlschrank oder andere Haushaltsgegenstände
• Deine gesamten privaten Unterlagen
• private Bücher-, Schallplatten- oder DVD-/CD-Sammlungen
• das einzige Telefon oder der einzige Kleiderschrank im Haushalt

Wie berechne ich den Betrag, den mir mein Arbeitszimmer an Steuer spart?

Willst Du Dein Arbeitszimmer absetzen, ist die Berechnung grundsätzlich sehr leicht: Du musst zunächst ermitteln, wie viel Prozent der Gesamtwohnfläche Dein Arbeitszimmer einnimmt. Im zweiten Schritt berechnest Du gemäß des prozentualen Anteils Deines Arbeitszimmers den Anteil, den es an Deinen gesamten Wohnungskosten hat. Dazu gehören:

• Miete (beziehungsweise die Kosten für die Abzahlung Deines Kredits sofern Du Eigentümer bist)
• Stromkosten
• Kosten für Heizung und Warmwasser
• Müllabfuhr-, Schornsteinfeger- und Reinigungskosten
• Grundsteuer
• Hausrat- und ähnliche Versicherungen, die im Zusammenhang mit Deiner Wohnung stehen

Rechenbeispiel: Zahlst Du also 900 Euro Warmmiete für eine 80qm große Wohnung, in der Du ein 10qm großes häusliches Arbeitszimmer hast, würde Dein Arbeitszimmer 12,5 Prozent der gesamten Wohnfläche ausmachen. Das heißt, Du könntest 112,50 Euro pro Monat für Dein Arbeitszimmer absetzen, zuzüglich des entsprechenden Anteils an allen sonstigen Kosten.

Allerdings beträgt im genannten Beispiel allein der Anteil der Kosten des Arbeitszimmers an der Warmmiete 1.350 Euro im Jahr und überschreitet damit die Grenze von 1.260 Euro, die für die meisten Arbeitnehmer gilt, die die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen wollen. Denn alle Kosten geltend machen ohne eine Höchstgrenze können nur Steuerzahler, deren gesamter beruflicher Mittelpunkt ihr häusliches Arbeitszimmer ist, also etwa Schriftsteller oder freie Journalisten. Willst Du dagegen als Lehrer ein Arbeitszimmer absetzen, beträgt die jährliche Grenze 1.260 Euro, sodass Du in den meisten Fällen nur einen Teil der Kosten für Dein Arbeitszimmer steuerlich absetzen kannst.

Wo muss ich in der Steuererklärung das Arbeitszimmer angeben?

Die wichtigste praktische Frage ist nun natürlich, wo und wie genau Du Dein Arbeitszimmer in der Steuererklärung angeben musst, um damit Steuern sparen zu können. Grundsätzlich muss ein häusliches Arbeitszimmer auf zwei verschiedene Arten von der Steuer abgesetzt werden: Für Selbstständige gelten die Aufwendungen für ein Arbeitszimmer als Betriebskosten, für Angestellte dagegen zählen sie zu den Werbungskosten – das gilt also beispielsweise für ein häusliches Arbeitszimmer als Lehrer.

Je nachdem, auf welche der beiden Arten Du Dein Arbeitszimmer absetzen musst, musst Du die entsprechenden Kosten auch in unterschiedliche Formulare eintragen. Bist Du Arbeitnehmer und willst ein Arbeitszimmer absetzen als Lehrer, musst Du die Kosten hierfür in der Anlage N im Rahmen der Werbungskosten in Zeile 43 eintragen. Bist Du dagegen selbstständig und willst die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen, musst Du diese in der Anlage S als Betriebskosten angeben. Allerdings werden diese Ausgaben auf dem Formular nicht explizit als Betriebskosten bezeichnet. Wo und wie genau Du in der Steuererklärung Dein Arbeitszimmer angeben musst, ist deshalb mitunter sehr verwirrend, vor allem wenn Du zum ersten Mal Deine Steuererklärung machst.

Unser Rat deshalb: Mach Dir das Leben nicht unnötig schwer und nutze einfach eine Steuererklärungssoftware! Diese führt Dich Schritt für Schritt durch Deine Steuererklärung und sorgt dafür, dass Du keine wichtigen Angaben auslässt oder Fehler machst, die vielleicht dafür verantwortlich sein könnten, dass Du weniger Steuern sparst. Ein besonders großer Vorteil ist dabei, dass Du zunächst Deine Steuererklärung erst einmal online ausfüllen und einsehen kannst, wie viel Steuer Du wahrscheinlich zurückbekommen würdest. Erst dann musst Du Dich verbindlich entscheiden, ob Du Deine Steuererklärung gegen eine kleine Gebühr auch wirklich mithilfe der Software online einreichen willst. Solltest Du noch skeptisch sein, kannst Du die Software also erst einmal ganz unkompliziert und unverbindlich austesten.

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Welche Gegenstände kann ich im Zusammenhang mit meinem Arbeitszimmer absetzen?

Auch wenn für die meisten Arbeitnehmer die Möglichkeiten, mit einem häuslichen Arbeitszimmer Steuern zu sparen sehr begrenzt sind, gibt es eine Kategorie im Zusammenhang mit den Werbungskosten für Arbeitszimmer, durch die Du richtig viele Steuern sparen kannst, nämlich Deine Arbeitsmittel. Dazu zählen natürlich zum einen Dinge wie Dein PC oder Schreibtisch, aber auch die Einrichtung Deines Arbeitszimmers gehört dazu. Das Beste daran: Du kannst diese Arbeitsmittel in vollem Umfang von der Steuer absetzen, ganz egal ob Du generell Dein Arbeitszimmer absetzen kannst oder nicht! Als Arbeitsmittel gelten dabei:

• die Grundausstattung Deines Arbeitszimmers wie Lampen und Vorhänge
• Einrichtungsgegenstände in Deinem Arbeitszimmer wie Schreibtisch, Regale, Bürostuhl

Dabei gilt grundsätzlich, dass es sogar egal ist, wo in Deiner Wohnung sich das jeweilige Arbeitsmittel befindet – solange Du es nahezu ausschließlich für Deine Arbeit verwendest, kannst Du Dein Arbeitszimmer steuerlich absetzen. Ein Beispiel dafür wäre also, wenn Du zwar kein Arbeitszimmer absetzen kannst, weil Dir in Deinem Büro ein „anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung steht, Du aber trotzdem einen Schreibtisch zu Hause stehen hast, den Du fast nur für Deine berufliche Tätigkeit nutzt. Dann könntest Du diesen Schreibtisch als Arbeitsmittel im Rahmen Deiner Werbungskosten steuerlich geltend machen, auch wenn Du ansonsten kein Arbeitszimmer steuerlich absetzen darfst.

Allerdings gibt es für die Steuerersparnis durch Arbeitsmittel eine Beschränkung, nämlich dass die zu geltend machenden Kosten den Kaufpreis von 952 Euro brutto (also inklusive Mehrwertsteuer) nicht übersteigen. Sofern also Dein Schreibtisch nicht mehr als 952 Euro gekostet hat, kannst Du ihn direkt innerhalb einer Steuererklärung absetzen. Beachten solltest Du allerdings, dass Luxusgüter wie etwa Kunst oder anderweitige Dekoration nie im Rahmen der Werbungskosten für Arbeitsmittel von der Steuer abgesetzt werden können.

Abschreibung für besonders teure Arbeitsmittel

Liegt der Kaufpreis eines Arbeitsmittels über 952 Euro, musst Du von der sogenannten Abschreibung Gebrauch machen. Dabei setzt Du den jeweiligen Gegenstand über mehrere Jahre hinweg schrittweise von der Steuer ab. Wie groß der Zeitraum genau ist, in dem Du den Gegenstand abschreiben musst, ist in der sogenannten „AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagengüter“ festgelegt, wobei „AfA“ für „Absetzung für Abnutzung“ steht. Laut der Tabelle beträgt beispielsweise der Abschreibezeitraum für Büromöbel 13 Jahre. Beachten musst Du hierbei aber, dass das Abschreibungspotenzial auch verloren gehen kann, beispielsweise wenn Du vor Ende der Laufzeit in Rente gehst.

Welche Kosten kann ich noch im Zusammenhang mit meinem Arbeitszimmer absetzen?

Abgesehen von Einrichtungsgegenständen und Arbeitsmitteln gibt es noch ein paar zusätzliche Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer, die Du eventuell von der Steuer absetzen kannst. Dazu gehören:

• Renovierungskosten: Sofern Du generell Dein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen darfst, kannst Du die Kosten, die Dir bei einer Renovierung Deines Büros entstehen, in vollem Umfang steuerlich geltend machen. Das gilt auch, wenn Du normalerweise nur einen Teil der Kosten absetzen kannst, wie das etwa beim Absetzen des Arbeitszimmers für Lehrer gilt.
• Kosten für Gartenerneuerung: Wenn Du Eigentümer bist und Dir durch die Reparatur Deines Heims ein Schaden am Garten entstanden ist, kannst Du die Kosten für die Erneuerung des Gartens entsprechend des Anteils Deines Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche von der Steuer absetzen.

Nicht absetzen kannst Du dagegen Kosten für Flur, Toilette und Küche, sofern diese ebenfalls durch ein häusliches Arbeitszimmer mitbenutzt werden. Empfängst Du also beispielsweise regelmäßig Geschäftskunden in Deinem Arbeitszimmer zu Hause und benutzen diese das Gäste-WC, kannst Du die Kosten dafür nicht geltend machen, auch wenn Du grundsätzlich Dein Arbeitszimmer absetzen kannst.

Darf das Arbeitszimmer von mehreren Personen genutzt werden?

Lange Zeit galt, dass die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer nur einmal pro Zimmer abgesetzt werden durften. Teilte sich also beispielsweise ein Ehepaar gemeinsam ein Arbeitszimmer, durfte es die Kosten hierfür nur einmal von der Steuer absetzen. Seit 2016 allerdings können die Aufwendungen für ein Arbeitszimmer personenbezogen abgesetzt werden. Deshalb können nun Partner, die sich ein häusliches Arbeitszimmer teilen, beide die Kosten hierfür geltend machen.

Rechenbeispiel: Du wohnst zusammen mit Deinem Partner in einer 90qm Wohnung für eine Warmmiete von 950 Euro. Gemeinsam habt Ihr Euch dort einen Raum mit 15qm als häusliches Büro eingerichtet, nutzt dieses gemeinsam und erfüllt die generellen Voraussetzungen, damit Ihr ein Arbeitszimmer absetzen dürft. Der Anteil der Kosten Eures Arbeitszimmers beträgt 16,6 Prozent, und dementsprechend 157,70 Euro monatlich und 1.892,40 Euro jährlich. Durch die personenbezogene Abrechnungsweise dürft ihr insgesamt 2.500 Euro (da pro Person 1.250 Euro Steuer durch das Arbeitszimmer gespart werden können) geltend machen und könnt somit den vollen Anteil, den Euer Arbeitszimmer an den Wohnungskosten trägt, steuerlich geltend machen.

Wie gehe ich vor, wenn ich herausfinden will, ob mein Arbeitszimmer steuerlich absetzbar ist?

Wie Du sicherlich schon gemerkt hast, ist es nicht ganz unkompliziert, alle Dinge zu beachten, die erfüllt sein müssen, wenn man ein eigenes Arbeitszimmer in der Steuererklärung angeben möchte. Wir haben für Dich deshalb noch einmal eine übersichtliche Zusammenfassung, die Dir Schritt für Schritt zeigt, was Du beachten musst, wenn Du Dein Arbeitszimmer absetzen willst.

1. Finde heraus, ob Du in eine der beiden Kategorien fällst, die überhaupt durch ein Arbeitszimmer Steuern sparen können. Grundsätzlich gibt es nur zwei Gruppen von Steuerzahlern, die ein häusliches Arbeitszimmer absetzen dürfen: Selbstständige, deren kompletter beruflicher Mittelpunkt im Zentrum ihres Arbeitszimmers liegt, und Arbeitnehmer, denen sonst kein „anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung steht. Während zur ersten Gruppe unter anderem Schriftsteller oder freie Graphiker und Journalisten gehören, fallen in die zweite Gruppe vor allem Lehrer und Außendienstmitarbeiter.
2. Finde heraus, ob Dein Arbeitszimmer alle nötigen Voraussetzungen erfüllt, um auch als Arbeitszimmer zu gelten. Dazu gehören einige bauliche Voraussetzungen und Bestimmungen zur Nutzung des Zimmers. Unter anderem sollte Dein Büro ein eigener, abgeschlossener Raum sein, in baulicher Verbindung zu dem Rest Deiner Wohnung stehen, die allgemeinen Voraussetzungen an einen Wohnraum erfüllen, nicht zu viel Platz im Verhältnis zu Deiner Gesamtwohnfläche einnehmen und zu mehr als 90 Prozent für berufliche Zwecke genutzt werden. Sind all diese Voraussetzungen erfüllt, solltest Du problemlos Dein Arbeitszimmer absetzen können.
3. Finde heraus, wie viel Kosten Du für Dein Arbeitszimmer absetzen kannst. Zunächst solltest Du herausfinden, welchen Anteil der Kosten für Deine Wohnung Dein Arbeitszimmer generell ausmacht. Dies berechnest Du mit der einfachen Formel Größe Arbeitszimmer/Gesamtwohnfläche x monatliche Warmmiete. Wie viel dieser allgemeinen Aufwendungen Du von Deiner Steuer sparen kannst, hängt davon ab, ob Du Deinen gesamten beruflichen Mittelpunkt in Deinem Arbeitszimmer hast oder aber ob Dir an Deinem eigentlichen Arbeitsort kein „anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung steht, was grundsätzlich gilt, wenn Du ein Arbeitszimmer als Lehrer hast. Für die erste Gruppe gilt, dass sie in vollem Umfang die Kosten für ihr Arbeitszimmer absetzen können. Für die zweite Gruppe gilt hingegen eine jährliche Grenze von 1.260 Euro. Zusätzlich solltest Du beachten, dass Du einige einmalige Kosten, die im Zusammenhang mit Deinem Arbeitszimmer stehen, wie etwa für Arbeitsmittel und Renovierungen, oft in voller Höhe abziehen kannst. Du kannst also nicht nur mit dem eigentlich Arbeitszimmer Steuer sparen.
4. Gib Dein Arbeitszimmer in der Steuererklärung an. Im letzten Schritt musst Du schließlich offiziell Dein Arbeitszimmer absetzen oder anders gesagt: Es in der Steuererklärung angeben. Da das aber nicht immer ganz leicht und sehr schnell sehr unübersichtlich werden kann, raten wir Dir unbedingt dazu, eine Steuererklärungssoftware zu nutzen. Diese ist eine wirklich tolle Hilfestellung für alle, die zum ersten Mal ihre Steuererklärung machen oder aber immer wieder Probleme damit haben, die teilweise unverständlichen Formulierungen im Behördendeutsch zu verstehen. So wird es Dir ganz leicht fallen, mit Deinem Arbeitszimmer Steuer zu sparen.