Referenzen in der Bewerbung

Junger Mann mit Bart schaut sich lächelnd ein Referenzschreiben an.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Während in den USA und Großbritannien Referenzen in der Bewerbung schon Standard sind, nimmt ihre Bedeutung bei uns erst schrittweise zu.
  • Anders als ein Arbeitszeugnis ist das Verfassen einer Referenz freiwillig – und deshalb oft umso wirkungsvoller.
  • Besonders Berufseinsteiger aber auch Freiberufler können mit Referenzen das Fehlen von Arbeitszeugnissen kaschieren.
  • Der Inhalt einer Referenz ist nicht vorgeschrieben. Dennoch gibt es einige Punkte, die unbedingt enthalten sein sollten.

Bewerbung: Was sind Referenzen?

Der Begriff Referenz wird in zweierlei Bedeutung verwendet. Zum einen handelt es sich um ein maximal einseitiges Dokument, in dem sich der Verfasser positiv über Dich äußert und Dich für eine Aufgabe oder Position empfiehlt. Mit Referenz kann aber auch eine Person gemeint sein, die bereit ist, sich auf Nachfrage zu Deiner Persönlichkeit, Deinen beruflichen Fähigkeiten und Deinen Erfolgen zu äußern.

Arbeitszeugnis, Referenz, Empfehlung – das sind die Unterschiede

Grundsätzlich kann eine Bewerbung drei Dokumententypen enthalten, die nicht vom Bewerber selbst verfasst wurden: Arbeitszeugnis, Referenz und Empfehlung. Um ein Begriffswirrwarr zu vermeiden, sollten die drei exakt unterschieden werden.

  • Während Arbeitnehmer bei einem Jobwechsel einen gesetzlichen Anspruch auf ein Zeugnis haben, ist eine Referenz immer freiwillig.
  • Ein Referenzschreiben stammt nicht wie das Zeugnis zwingend vom direkten Vorgesetzten bzw. dem Ex-Unternehmen. Es trägt eher den Charakter einer persönlichen Bürgschaft. Diese kann grundsätzlich jeder für Dich übernehmen.
  • Im Unterschied zu einer Empfehlung richtet sich eine Referenz nicht an einen namentlich genannten Empfänger, sondern an ein Unternehmen oder eine Organisation.
  • Außerdem legt eine Referenz den Schwerpunkt auf Deine Vergangenheit: also auf bereits erworbene Qualifikationen, gezeigte Leistungen und erreichte Erfolge.
  • Eine Empfehlung trägt einen rein persönlichen Charakter und richtet sich stärker in die Zukunft. Der Verfasser empfiehlt Dich darin einer anderen Person für eine bestimmte Stelle.

Referenzen liegen im Trend

Referenzen der Bewerbung beizufügen ist vor allem in den USA und Großbritannien weit verbreitet. So enthält in den USA nahezu jede Bewerbung mindestens einen „Letter of Recommendation“. In Deutschland ist das anders: Hier enthält geschätzt nur jede vierte Bewerbung Referenzen – umso stärker kannst Du Dich damit von Mitbewerbern abheben. Die Trend geht jedoch auch bei uns zunehmend in diese Richtung.

Ein Grund dafür ist die steigende Anzahl prekärer Arbeitsverhältnisse: So sind Leih- und Zeitarbeiter nicht fest angestellt und besitzen in der Regel keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dasselbe gilt für Freiberufler. Für sie ist es sehr sinnvoll, sich von jedem zufriedenen Kunden ein Referenzschreiben ausstellen zu lassen. Damit fällt es ihnen deutlich leichter, neue Auftraggeber zu finden. Darüber hinaus eignen sich Referenzen für viele Berufsanfänger, da sie nicht immer Zeugnisse aus dem Praktikum oder Nebenjobs besitzen.

Referenzen im Lebenslauf: Für wen sind sie hilfreich?

Da eine Referenz nicht vom letzten Arbeitgeber stammen muss, lohnt es sich, sein Adressbuch nach anderen geeigneten Kontakten zu durchforsten. So können etwa auch der ehemalige Lehrer oder der Betreuer im Praktikum ein Referenzschreiben verfassen.

Für wen? Von wem?
Praktikant Praktikantenbetreuer
Trainee Betreuer/Mentor
Auszubildender Ausbilder
Student Professor
Stipendiat Förderer (z.B. Stiftung)
Schüler Lehrer
Ehrenamtlicher Mitarbeiter Vorstand/Geschäftsführung
Freiberufler Kunden/Kooperationspartner

Wodurch zeichnet sich ein Referenzgeber aus?

Als Referenzgeber solltest Du jemanden auswählen, der möglichst neutral ist und einen hohen beruflichen Status besitzt. Verwandte und Freunde kommen damit ebenso wenig in Frage wie der nette Kollege aus dem Büro nebenan. Ihn um eine Referenz zu bitten, wäre sogar kontraproduktiv, weil es wie ein Freundschaftsdienst wirkt.

Dagegen eignet sich der frühere Chef sehr gut als Referenzgeber. Faustregel: Der Referenzgeber sollte mindestens eine Hierarchiestufe über Dir gestanden haben. Außerdem sollte er mit Dir ausreichend lange direkt zusammengearbeitet haben, um sich ein Urteil erlauben zu können. Dieses sollte natürlich möglichst positiv ausfallen. Jemanden zu bitten, mit dem Du regelmäßig zusammengerasselt bist, verbietet sich von selbst. Verzichte dann lieber auf die Referenz.

Referenz unbedingt vorher informieren

Statt Deiner Bewerbung Referenzen beizufügen, hast Du auch die Möglichkeit, Deine Referenzgeber nur namentlich beispielsweise in einer Referenzliste zu erwähnen. Hier sollte es selbstverständlich sein, dass Du vorher deren Einverständnis einholst. Wird Dein Ex-Chef plötzlich von einem Unbekannten angerufen und soll sich über Dich äußern, könnte er sich schnell überrumpelt fühlen und seine Lobrede auf Dich deshalb eher knapp halten.

Das gehört in ein Referenzschreiben

Eine Referenz soll persönlich wirken und wird deshalb in der Ich-Form verfasst. Sie muss keinem strengen Aufbau folgen. Dennoch gibt es ein paar Elemente, die auf jeden Fall vorkommen sollten. Am wichtigsten sind folgende Punkte:

  • Briefkopf des Referenzgebers (Vorname, Nachname sowie Name und Adresse des Unternehmens oder der Organisation
  • Telefonnummer mit Durchwahl
  • Datum und Betreffzeile („Referenzschreiben für …“)
  • Kurze Selbstvorstellung (Funktion, Beziehung zum Bewerber wie z.B. früherer Professor)
  • Zeitraum der Zusammenarbeit
  • Tätigkeit des Bewerbers
  • Erwähnenswerte Qualifikationen und Erfolge (z.B. abgeschlossene Projekte)
  • Bewertung des Sozialverhaltens (persönliche Eigenschaften, Soft Skills)
  • Empfehlung (z.B. für eine Tätigkeit als Führungskraft)
  • Erklärung, für Rückfragen zur Verfügung zu stehen
  • Unterschrift des Referenzgebers

Wohin gehört die Referenz in der Bewerbung?

Für die Erwähnung einer oder mehrerer Referenzen hast Du mehrere Möglichkeiten:

  • am Ende des Anschreibens unter „Anlagen“ als eigener Punkt „Referenzen“ (zwischen Lebenslauf und Zeugnissen)
  • im Anschreiben mit dem Verweis auf Referenzpersonen wie zum Beispiel: „Daniel Schulz, Vertriebsleiter der Schulz GmbH, Tel. 012/3456789, bestätigt Ihnen gern mein Organisationstalent und meine Fähigkeit, mit Menschen umzugehen.“
  • im Lebenslauf bei der jeweiligen Station (Referenzgeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  • am Ende des Lebenslaufes unter „Referenzen“ mit Vorname, Name, Unternehmen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  • als Referenzliste (gesondertes Blatt zwischen Lebenslauf und Zeugnissen mit Vorname, Name, Unternehmen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)

Referenzen: Muster und Beispiele

Erfahrene Referenzgeber wissen, worauf es ankommt und schlagen routiniert den richtigen Ton an. Anderen musst Du vielleicht ein paar Informationen an die Hand geben. Hier findest Du als Inspiration und Überblick zwei Muster für Referenzen.

Muster: Referenzschreiben vom Ex-Chef

Vorname, Name des Referenzgebers

Anschrift

Postleitzahl und Wohnort

Telefonnummer

E-Mail-Adresse

Datum

Referenzschreiben für „Vorname, Name“

Nach fünfjähriger hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Herr/Frau „Name“ dazu entschlossen, eine neue berufliche Herausforderung zu suchen. Als sein bisheriger Abteilungsleiter und direkter Vorgesetzter bedauere ich diesen Schritt außerordentlich, kann Herrn/Frau „Name“ aber dennoch nur wärmstens weiterempfehlen.

Von xx.yy.zzzz bis xx.yy.zzzz hat Herr/Frau „Name“ als „Position“ für unser Unternehmen gearbeitet. Die ihm/ihr von mir gestellten Aufgaben hat Herr/Frau „Name“ stets zu meiner vollsten Zufriedenheit erledigt. Mehr noch: Mit seinem/ihrem großen Elan und Engagement war er/sie ein Vorbild für die Kollegen, bei denen er/sie große Wertschätzung genoss. Ich habe Herrn/Frau „Name“ als aufrichtigen, selbstständig denkenden und absolut zuverlässigen Kollegen kennen und schätzen gelernt.

Dank seiner/ihrer selbstständigen und kreativen Arbeitsweise gelang es Herrn/Frau „Name“ als Leiter eines Projektteams, einen Plan zur Umstrukturierung unserer Abteilung zu erarbeiten und der Geschäftsführung überzeugend zu präsentieren. Die Umsetzung dieses Plans ermöglichte es uns, intern erhebliche Synergieeffekte und damit Kostenersparnisse zu realisieren.

Neben seiner/ihrer herausragenden fachlichen Qualifikation zeichnet sich Herr/Frau „Name“ durch Freundlichkeit, Optimismus und hohe Teamfähigkeit aus. Gleichzeitig scheut er/sie sich nicht davor, Probleme offen anzusprechen.

Aufgrund der geschilderten Fähigkeiten halte ich Herrn/Frau „Name“ für eine Tätigkeit als „Position“ für bestens geeignet und kann ihn/sie für eine Tätigkeit in diesem Bereich nur empfehlen.

Sollten Sie weitere Fragen haben, stehe ich am Telefon oder per E-Mail gern für Auskünfte zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Referenzgeber

Muster: Referenzschreiben für Ex-Praktikanten

Vorname, Name des Referenzgebers

Anschrift

Postleitzahl und Wohnort

Telefonnummer

E-Mail-Adresse

Datum

Referenzschreiben für „Vorname, Name“

Herr/Frau „Name“ hat in der Zeit vom xx.yy.zzzz bis xx.yy.zzzz ein Praktikum im Bereich Marketing der XYZ GmbH absolviert. In dieser Zeit war ich sein/ihr Vorgesetzter und Praktikumsbetreuer.

Herr/Frau „Name“ zeichnete sich vom ersten Tag an durch schnelle Auffassungsgabe und hohes Engagement aus. Er/Sie brachte sich sowohl fachlich als auch menschlich schnell ins Team ein und erwarb sich den Respekt und die Sympathie ihrer Kollegen. Ebenso aufgeschlossen zeigte er/sie sich gegenüber Anregungen und Kritik. Seine/ihre selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise qualifizierten ihn/sie bereits nach kurzer Zeit für die Übernahme eigener Projekte.

Besonders erwähnenswert ist das Projekt „Bezeichnung“, das Herr/Frau „Name“ nicht nur selbst initiierte, sondern auch organisierte und erfolgreich durchführte. Mithilfe der dabei gewonnenen Erkenntnisse waren wir in der Lage, den Work Flow in unserer Abteilung entscheidend zu verbessern.

Meiner Meinung nach ist Herr/Frau „Name“ ein(e) hoch qualifizierte(r) Kollege/-in, der/die sich vor allem für eine Tätigkeit/Position als „Bezeichnung“ eignen würde. Für diese kann ich ihn/sie uneingeschränkt empfehlen.

Für weitere Auskünfte stehe ich telefonisch oder per E-Mail gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Referenzgeber

Wie Du richtig nach einer Referenz fragst

Je nach Referenzgeber und Deinem aktuellen Verhältnis zu ihm gibt es ein paar Regeln zu beachten. Faustregel: Liefere von Dir aus so viele Informationen wie nötig und gib dem Referenzgeber ausreichend Zeit.

Chef Professor Kunden (Freiberufler)
Bist Du nicht mehr im Unternehmen tätig, melde Dich telefonisch oder per E-Mail bei Deinem Ex-Chef. Frage nicht zwischen Tür und Angel, sondern schreibe eine E-Mail oder vereinbare einen Termin in der Sprechstunde. Wähle Kunden mit einem bekannten Namen aus oder solche, die mit Deiner Arbeit besonders zufrieden waren.
Geht es um eine interne Beförderung, melde Dich auf jeden Fall mündlich. Was verschriftlicht wurde, gerät unter Umständen in falsche Hände. Teile dem Professor genau mit, was Du brauchst. Geht es um ein Stipendium für ein Forschungsvorhaben oder um die Bewerbung für einen Job? Frage nach abgeschlossenen Projekten oder Aufträgen aktiv nach, ob der Kunde zufrieden war. Von allein bekommst Du in vielen Fällen kein Feedback.
Willst Du Dich intern bewerben, sage Deinem Chef klipp und klar, was Du vorhast. Lege von Dir aus Deinen Lebenslauf, Zeugnisse und andere wichtige Unterlagen vor. Lasse Dir Referenzen stets auf Firmenbriefpapier ausstellen.
Planst Du, das Unternehmen zu verlassen, bitte auf keinen Fall Deinen bisherigen Chef um eine Referenz, sondern allenfalls eine Führungskraft aus einer anderen Abteilung, der Du absolut vertraust. Plane genügend Zeit ein. Du solltest mindestens vier Wochen vor dem gewünschten Termin nach der Referenz fragen. Lobt Dich ein Kunde mündlich, solltest Du das Lob unbedingt notieren und fragen, ob Du es grundsätzlich verwenden darfst.
Wechselt Dein Chef, solltest Du den bisherigen Chef auf jeden Fall nach einer Referenz fragen. Sind Formalitäten zu beachten oder soll das Referenzschreiben auf Englisch verfasst sein, weise Deinen Professor rechtzeitig darauf hin. Willst Du ein positives Feedback etwa auf Deiner Website, in einem Flyer oder einer Broschüre veröffentlichen, hole zuvor das schriftliche Einverständnis des Kunden ein.

Referenzen: Wie viele Du angeben solltest

Insgesamt reichen zwischen zwei und vier Referenzen für die Bewerbung. Bei Selbstständigen ohne Arbeitszeugnisse darf die Liste etwas länger sein. Wichtig: Eine Referenzliste mit einem oder zwei Einträgen wirkt ganz schön mickrig. In diesem Fall ist es besser, wenn Du eine der anderen Varianten wählst. Hast Du zum Beispiel nur eine einzige Referenz vorzuweisen, lege sie als Anlage bei oder nenne lediglich im Anschreiben die Kontaktperson.

Umgekehrt solltest Du in Deine Bewerbung nicht zu viele Referenzen packen. Sonst denkt der Personaler am Ende noch, dass Du Deinen eigenen Fähigkeiten nicht traust. Ganz wichtig: Referenzen werden hierzulande als Ergänzungen und keinesfalls als Ersatz für Arbeitszeugnisse gesehen.

Sind Online-Referenzen in der Bewerbung sinnvoll?

Bei Xing, LinkedIn und anderen sozialen Netzwerken hast Du die Möglichkeit, Online-Kontakte als Referenzen zu benennen. Diese können dann direkt über die jeweilige Plattform kontaktiert werden. Während manche Personaler diesen Weg bereitwillig und gern nutzen, sind andere sehr zurückhaltend, weil sie an der Aussagekraft der Referenzen zweifeln. Diesen Punkt kannst Du nicht beeinflussen. Es kann aber auf keinen Fall schaden, wenn Du Deine beruflichen Netzwerke pflegst und auf dem Laufenden hältst.

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