Nebenkostenabrechnung prüfen: Hilfe für Mieter & Vermieter

1. Schritt: Richtiger Zeitraum abgerechnet?

Zunächst solltest Du Deine Nebenkostenabrechnung darauf prüfen, ob der Zeitraum korrekt angegeben ist. Falls Du bereits seit mindestens einem Jahr in Deiner Wohnung lebst, beträgt der Zeitraum für die Nebenkosten ein ganzes Jahr, also zwölf Monate. Der Abrechnungszeitraum muss dabei aber nicht unbedingt von Januar bis Dezember gehen.

Wenn Du erst seit kurzem Mieter der Wohnung bist, dürfen Dir nur die Nebenkosten von dem Zeitpunkt an berechnet werden, ab dem der Mietvertrag gültig war. Wenn Du also zum Beispiel im August eingezogen bist und der Abrechnungszeitraum bis Ende Dezember geht, dann dürfen Dir Nebenkosten für fünf Monate in Rechnung gestellt werden.

Falls Du vor dem Jahresende aus der Wohnung ausziehst, endet der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten ab dem Zeitpunkt an dem der Mietvertrag endet.

2. Schritt: Frist eingehalten?

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Dein Vermieter für die Nebenkostenabrechnung eine Frist einhalten muss: Spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung an Dich geschickt worden sein. Dabei zählt das Datum, an dem die Abrechnung bei Dir im Briefkasten landet, nicht der Zeitpunkt, an dem Dein Vermieter die Nebenkosten abgeschickt hat.

Wenn Du als Vermieter diese Frist versäumst, muss Dein Mieter keine Nachzahlungen mehr zahlen.

3. Schritt: Formalitäten korrekt?

Laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch muss die Nebenkostenabrechnung diese Punkte enthalten:

• Die Auflistung der Gesamtkosten: Dabei darf der Vermieter auch mehrere Häuser zusammenrechnen, wenn beispielsweise ein Vorderhaus und ein Haus im Hinterhof ihm gehören.
• Die Angabe sowie die Erklärung des Verteilerschlüssels: Manche Nebenkosten werden nach Verbrauch berechnet, in der Regel etwa die Heizkosten sowie die Kosten für warmes Wasser, andere Posten werden anteilig auf die Mieter umgelegt. Dafür wird entweder die Quadratmeteranzahl der jeweiligen Wohnung herangezogen oder die Anzahl der Personen in dem Haushalt.
• Dein Anteil an den Gesamtkosten: Wie Dein Anteil berechnet wurde, muss in der Nebenkostenabrechnung ersichtlich sein.
• Die Angabe über bereits gezahlte Vorauszahlungen für die Nebenkosten: Die Vorauszahlungen müssen von Deinem Anteil an den Gesamtkosten abgezogen werden.
• Zu zahlender Beitrag oder Rückzahlung: In der Nebenkostenabrechnung muss klar erkennbar stehen, wie viel Geld Du noch zahlen musst oder ob und wie viel Geld Du zurückerhältst.

Die Nebenkostenabrechnung muss außerdem so übersichtlich sein, dass ein durchschnittliche gebildeter Mensch diese nachvollziehen und nachrechnen kann.

Sollte eine von diesen Angaben auf Deiner Nebenkostenabrechnung fehlen oder nicht korrekt sein, musst Du dies Deinem Vermieter mitteilen. Dieser hat dann zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes Zeit, die Angaben richtigzustellen.

Ansonsten musst Du selbst dann nichts nachzahlen, wenn auf der Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung von Dir gefordert wird.

4. Schritt: Umlage auf die Mieter erlaubt?

Dein Vermieter darf nur bestimmte Nebenkosten auf Dich umlegen. Welche Kosten dies sind, kannst Du in Deinem Mietvertrag nachlesen. Viele Vermieter listen dort aber nicht alle Posten einzeln auf, sondern verweisen auf die allgemeine Betriebskostenverordnung. Auch dies ist rechtlich zulässig.

Falls jedoch weder die einzelnen Nebenkosten aufgelistet sind noch auf die Betriebskostenverordnung verwiesen wird, musst Du gar keine Nebenkosten zahlen. Auch wenn Dein Vermieter einzelne Posten aufgelistet hat, aber einen oder mehrere Punkte vergessen hat, musst Du für diese Posten nichts zahlen.

Du solltest deshalb Deine Nebenkostenabrechnung als Mieter daraufhin prüfen, ob wirklich nur die im Mietvertrag vereinbarten Posten abgerechnet wurden.

In der Praxis ist es häufig so, dass zusätzlich zu der Betriebskostenverordnung in dem Mietvertrag noch der Abschnitt „Sonstige Betriebskosten“ enthalten ist. Falls Dein Vermieter zusätzlich zu den Posten in der Betriebskostenverordnung einzelne Kostenpunkte umlegen möchte, müssen diese unter dem Abschnitt Sonstige Betriebskosten einzeln aufgeführt sein.

Grundsätzlich können in der Nebenkostenabrechnung vom Vermieter folgende Kostenpunkte auf den Mieter umgelegt werden, wenn diese in dem Mietvertrag beziehungsweise in der Betriebskostenverordnung aufgelistet wurden:

• Heizkosten und Warmwasserkosten: In der Nebenkostenabrechnung muss stehen, wie viel Du genau verbraucht hast. Wenn keine konkrete Verbrauchszahl genannt wird, kannst Du die Kosten pauschal um 15 Prozent kürzen.
• Kosten für Kaltwasser und Abwasser.
• Kosten für die Legionellen-Prüfung: Diese muss regelmäßig stattfinden und darf bei entsprechendem Mietvertrag auf Dich umgelegt werden.
• Kosten für den Fahrstuhl: Wenn Deine Wohnung mit dem Fahrstuhl erreichbar ist, können Wartungskosten auf Dich umgelegt werden.
• Grundsteuer: Die Kosten werden meistens je nach Quadratmeterfläche der Wohnung auf alle Vermieter umgelegt.
• Kosten für die Straßenreinigung und die Müllabfuhr: Hierzu gehören die Kosten für das Streuen des Gehwegs bei Glätte oder das Schneeschippen von dem Straßenabschnitt vor dem Haus. Auch die Kosten für die Beseitigung von Abfällen kann Dein Vermieter auf die Mieter umlegen.
• Kosten für die Entwässerung: Die sogenannte Niederschlagswassergebühr darf nur an den Mieter umgelegt werden, wenn dies explizit im Mietvertrag vereinbart wurde.
• Kosten für die Reinigung: Wenn eine Reinigungsfachkraft den Innenhof oder den Hausflur reinigt, können diese Kosten auf die Mieter umgelegt werden. Das Gleiche gilt für verwendete Reinigungsmittel.
• Kosten für die Pflege des Gartens: Wird der Gemeinschaftsgarten gepflegt, neue Pflanzen gepflanzt oder auch der Kinderspielplatz auf dem Grundstück gepflegt, dürfen die Kosten dafür auf die Mieter umgelegt werden.
• Kosten für die Beleuchtung: Hierzu zählen die Stromkosten und die Leuchtmittel für die Beleuchtung im Treppenflur, in dem Keller, auf dem Dachboden, in der Einfahrt und generell auf allen Gemeinschaftsflächen.
• Kosten für die Schornsteinreinigung.
• Kosten für den Hausmeister: Dein Vermieter muss die Kosten für den Hausmeister genau aufschlüsseln. Tut er dies nicht, kannst Du laut einem Urteil von dem Arbeitsgericht Leonberg vom 22. April 2016 pauschal 20 Prozent von den Kosten für den Hausmeister abziehen.
• Kosten für Kabelanschluss.
• Kosten für Versicherungen: Dazu kann eine Wohngebäudeversicherung zählen, eine Haushaftpflichtversicherung oder auch eine Gewässerschadenshaftpflichtversicherung.

5. Schritt: Posten unerlaubt auf Mieter umgelegt?

Es gibt auch Posten, die Du als Vermieter grundsätzlich nie als Nebenkosten auf die Mieter umlegen darfst.

Verlangst Du diese Kosten trotzdem von dem Mieter, ist dies auch dann nicht rechtmäßig, wenn die Zahlung der Kosten in dem Mietvertrag vereinbart wurde:

• Verwaltungskosten: Personalkosten der Geschäftsführung und Kosten für den Steuerberater dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.
• Reparaturen vom Hausmeister an dem Haus: Wenn Dein Vermieter den Hausmeister damit beauftragt Reparaturen vorzunehmen, die einmalig an dem Haus durchgeführt werden, können dafür keine extra Kosten auf die Mieter umgelegt werden.
• Kosten für Mängelbeseitigung und Instandhaltungskosten: Generell dürfen Kosten für Mängelbeseitigung durch Alterung und Abnutzung nicht auf die Mieter umgelegt werden.
• Kosten für besondere Reinigungsarbeiten: Geld für Reinigungen können nur auf die Mieter umgelegt werden, wenn diese in regelmäßigen Abständen vorgenommen werden. Wenn zum Beispiel einmalig eine Dachrinnenverstopfung beseitigt wurde, muss der Vermieter die Kosten tragen.
• Mietkosten oder Anschaffungskosten von Müllcontainern und Mülleimern.
• Reinigungskosten auf Grund von Baumaßnahmen: Darunter fallen alle Sonderreinigungen, die nicht regelmäßig ausgeführt werden.
• Kosten für die Anlegung eines komplett neuen Gartens: Nur die Kosten für die Pflege von bereits bestehenden Gärten dürfen auf die Mieter umgelegt werden.
• Kosten für eine Mietausfallversicherung oder für eine Rechtsschutzversicherung.

Es gilt der Grundsatz, dass regelmäßig widerkehrende Arbeiten und Kosten die anfallen auf die Mieter umgelegt werden können. Einmalige Kosten wie Reparaturen am Haus oder auf dem Grundstück dürfen hingegen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

6. Schritt: Heizkosten korrekt?

Eine Untersuchung von Marktwächter Energie - einem Projekt von dem Bundesverband Verbraucherzentrale - hat ergeben, dass von über tausend untersuchten Heizkostenabrechnungen nur circa ein Drittel korrekt war. Deshalb solltest Du neben den allgemeinen Schritten zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung bei den Heizkosten noch ein paar extra Punkte beachten.

Wenn ein neuer Abrechnungszeitraum beginnt, gibt es bei Heizöl und Flüssiggas normalerweise noch einen Restbestand von dem alten Abrechnungszeitraum. Laut der Verbraucherzentrale wird auf der Abrechnung häufig der Restbestand als Null Liter beziffert. Dies ist in den allermeisten Fällen nicht richtig.

Ein weiterer häufiger Trick von Vermietern um mehr Geld von den Mietern zu erhalten, ist es, die Heizkosten für leerstehende Wohneinheiten auf die restlichen Mieter umzulegen. Auch dies ist nicht rechtmäßig. Du solltest deshalb unbedingt prüfen, ob die richtige Quadratmeteranzahl in der Abrechnung angegeben ist.

Darüber hinaus macht es Sinn, auf der Heizkostenabrechnung zu checken, ob die Kosten für die Energieträger ungefähr mit den marktüblichen Preisen übereinstimmen. Diese Kosten belaufen sich laut der Verbraucherzentrale für das Jahr 2022 zum Beispiel auf diese Zahlen:

• Erdgas: 8 Cent pro Kilowattstunde.
• Heizöl: Etwa 65 Cent pro Liter.
• Fernwärme: 108 bis 150 Euro pro Megawattstunde.
• Flüssiggas: 55 bis 98 Cent pro Liter.

7. Schritt: Wirtschaftlichkeitsgebot eingehalten?

Als Vermieter bist Du nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch dazu verpflichtet, das sogenannte Wirtschaftlichkeitsgebot einzuhalten.

Wenn Du als Vermieter glaubst, die Nebenkosten für einzelne Posten sind zu hoch, musst Du dies beweisen können.

Allerdings reicht ein begründeter Erstverdacht aus, um die Originalbelege der Abrechnungen vom Vermieter einsehen zu dürfen.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot kann zum Beispiel dann nicht eingehalten sein, wenn Du eine volle Hausmeisterstelle zahlen musst, der Vermieter aber nur Deine Wohnung in dem Haus besitzt. Es kann auch sein, dass der Gärtner ein branchenunüblich hohes Gehalt bekommt. Du kannst dann als Beweis für die Unwirtschaftlichkeit ein oder besser mehrere Angebote von anderen Gärtnern einholen und diese Deinem Vermieter vorlegen.

Falls er dennoch auf die hohe Umlage besteht, solltest Du Dir professionelle Hilfe holen und Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen.

Dein Vermieter darf auch selber Arbeitsleistungen erbringen und muss nicht extra eine professionelle Gärtnerei oder einen Hausmeister engagieren. Diese Arbeitsleistungen kann Dein Vermieter sich auch von Dir und den anderen Mietern bezahlen lassen. Auch hier ist wichtig, dass nicht mehr Geld verlangt wird, als ein professioneller Dienstleister verlangen würde.

8. Schritt: Gegen fehlerhafte Nebenkostenabrechnung vorgehen

Wenn Dir bei der Nebenkostenabrechnung vom Vermieter Fehler auffallen kannst Du innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung Widerspruch einlegen. Du solltest den Widerspruch am besten schriftlich und per Einschreiben an Deinen Vermieter senden.

In dem Schreiben musst Du möglichst genau darlegen, welchen Zahlungen der Nebenkosten Du in der Abrechnung konkret widersprichst und warum. Ein grundsätzlicher Widerspruch gegen die gesamte Abrechnung ist nicht möglich.

Als Vermieter ist es daher wichtig, dass Du bereits vor dem Abschicken der Nebenkostenabrechnung diese selber überprüfst. Wenn Du von Deinem Mieter einen rechtmäßigen Widerspruch erhältst, musst Du den Fehlbetrag der Nebenkosten zurückzahlen und die Kostenabrechnung neu erstellen.

Dein Mieter kann auch auf das Recht bestehen, die Belege, Rechnungen und Lieferscheine für gezahlte Nebenkosten von Dir als Vermieter im Original einzusehen. Das wird besonders dann angewandt, wenn das Wirtschaftlichkeitsgebot angezweifelt wird.

Es besteht jedoch kein Recht auf Kopien von diesen Belegen. Diese stehen Dir nur in Ausnahmefällen zu, etwa wenn der Vermieter sehr weit weg wohnt und Du nicht mal eben hinfahren kannst, um diese einzusehen.

Du kannst die Nebenkostenabrechnung selbst prüfen, aber für Laien ist es oft schwierig durch die Abrechnung durchzusteigen. Falls Du Dir nicht sicher bist, ob die Nebenkosten in der Abrechnung richtig sind, kannst Du die Nebenkostenabrechnung auch prüfen lassen. Dafür wendest Du Dich als Mieter entweder an einen Mieterverein in Deiner Gegend oder an einen Anwalt für Mietrecht oder für Vertragsrecht. Auch für die Erstellung von dem Widerspruchsschreiben kann professionelle Unterstützung für Dich sehr hilfreich sein.

Ebenso solltest Du als Vermieter einen Fachanwalt zur Hilfe holen, wenn Du ein Widerspruchsschreiben von einem Mieter erhältst. Vor allem, wenn Du den Widerspruch nicht anerkennst, kann der Anwalt Dir helfen, Dich bei der Durchsetzung der Nebenkostenabrechnung zu unterstützen.

Über dieses Formular erhältst Du sowohl als Mieter als auch als Vermieter eine kostenlose Ersteinschätzung zu Deinem Fall:

FAQs

Was darf nicht in die Nebenkostenabrechnung?

In die Nebenkostenabrechnung darf nicht das Geld für Reparaturen eingerechnet werden. Außerdem dürfen in der Nebenkostenabrechnung die Kosten für einmalige Instandhaltungsarbeiten oder für Sonderreinigungen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Was ist alles in den Nebenkosten enthalten?

In den Nebenkosten sind die Heizungskosten und Warmwasserkosten enthalten. Außerdem sind in den Nebenkosten je nach Mietvertrag unterschiedliche, wiederkehrende und regelmäßige Kosten rund um das Haus enthalten.

Bis wann muss ein Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen?

Ein Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum erstellen. In diesem Zeitraum muss die Nebenkostenabrechnung bei Dir angekommen sein.

Ist eine Nebenkostenabrechnung Pflicht?

Eine Nebenkostenabrechnung ist Pflicht für den Vermieter. Wenn Du bis zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes keine Nebenkostenabrechnung erhältst, musst Du keine Nachzahlungen leisten.