Vorstellungsgespräch: Ablauf nach Muster

Eine Personalerin begrüßt einen jungen Bewerber.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Vorstellungsgespräche folgen meist einem typischen Muster – das erleichtert die Vorbereitung!
  • Die wichtigsten Phasen sind die Begrüßung, Deine Selbstpräsentation und die Rückfragen an das Unternehmen.
  • Viele Fragen wiederholen sich, daher schadet es nicht, wenn Du Dir schon vorher gute Antworten überlegst.
  • Die Dauer des Bewerbungsgesprächs ist variabel. Rechne im Schnitt mit 30 bis 90 Minuten.

Vorstellungsgespräch: Der Ablauf ähnelt sich stets

Wenn die lang ersehnte E-Mail endlich im Postfach landet oder der Anruf der Sekretärin kommt, ist die Freude groß: Das Unternehmen, bei dem Du Dich beworben hast, möchte Dich persönlich kennenlernen! Doch je näher der Termin rückt, desto mehr treibt die Vorstellung dieses Gesprächs vielen die Schweißperlen auf die Stirn. Verständlich, schließlich ist doch ein Vorstellungsgespräch eine Dauer-Stresssituation: Du stehst unter Beobachtung, wirst sehr persönlich bewertet und musst Dich von Deiner besten Seite präsentieren. Nicht ohne Grund werden simulierte Job-Interviews auch in der psychologischen Forschung eingesetzt, um die Stressresistenz von Probanden auf den Prüfstand zu stellen.

Doch die gute Nachricht lautet: Es gibt im Vorstellungsgespräch Muster, die sich bewährt haben. Denn für die Personaler und Deine zukünftigen Vorgesetzten ist so ein Gespräch alles andere als eine Ausnahmesituation. Weil sie das Rad nicht für jeden Bewerber neu erfinden, folgen die meisten Vorstellungsgespräche einem Ablauf, der sich etabliert hat. Der Vorteil für Dich: Wenn Du die klassischen Phasen eines Job-Interviews kennst und weißt, was darin jeweils von Dir verlangt wird, kannst Du Dich genau auf das Gespräch vorbereiten. Das kann Dich vor unangenehmen Überraschungen bewahren und Dir zumindest ein Stück Deiner Nervosität nehmen.

Der klassische Ablauf von Vorstellungsgesprächen

Im Folgenden erfährst Du, aus welchen Phasen ein Job-Interview normalerweise besteht. Natürlich muss es in Deinem Fall nicht genau so verlaufen. Es handelt sich dabei lediglich um Erfahrungswerte darüber, wie das typische Muster aussieht. Vor allem routinierte Personaler halten sich jedoch gern an diesen Ablauf des Vorstellungsgesprächs. Bist Du auf diese Stufen vorbereitet, ist das schon die halbe Miete – dass es natürlich trotzdem immer wieder zu unvorhergesehenen Situationen und Fragen kommen kann, versteht sich von selbst.

Begrüßung und Smalltalk

Logisch: Du hast Dich über den Dresscode des Unternehmens oder der Branche informiert und die Kleidung entsprechend gewählt. Du warst etwa zehn Minuten vor dem vereinbarten Termin am Empfang. Der erste Punkt im Ablauf des Vorstellungsgesprächs beginnt dann mit der Begrüßung durch Deinen Gesprächspartner. Versuche Offenheit und Gelassenheit auszustrahlen, stehe zur Begrüßung auf, blicke Deinem Gegenüber in die Augen, nenne Deinen Vor- und Nachnamen. Über den perfekten Händedruck wurden schon ganze Abhandlungen geschrieben. Auch wenn das Thema Händeschütteln vermutlich maßlos überschätzt wird: Der berüchtigte „tote Fisch“ sollte es eher nicht sein, ebenso wenig das Modell „Schraubzwinge“.

Auf dem Weg zum Raum, in dem über die gesamte Dauer das Vorstellungsgespräch stattfindet, ist nun meist schon ein wenig Small Talk angesagt. Dein Gesprächspartner erzählt zum Beispiel etwas über die Gebäude, durch die Ihr lauft, oder erklärt gegebenenfalls, warum er sich verspätet hat. Sehr häufig folgt an dieser Stelle die Frage, ob Du eine gute Anreise hattest und das Unternehmen leicht gefunden hast. Antworte hier nicht nur mit „Ja, alles gut“. Nutze die Gelegenheit, schon ein wenig das Eis zu brechen und Dich warmzureden. Übertreibe es aber nicht, indem Du beispielsweise von Deiner „Horrorfahrt“ neben dem schmatzenden Sitznachbarn im ICE erzählst oder davon, dass Du am Morgen verschlafen hast. Bleibe positiv.

Übrigens: Im Netz kursieren unzählige Behauptungen wie „In den ersten xy Sekunden entscheidet sich, ob Dein zukünftiger Chef Dich sympathisch findet“. Sogar die Entscheidung, ob jemand eingestellt wird oder nicht, sollen Personaler angeblich schon nach einer Minute treffen. Diese Behauptungen sind aber nicht hinreichend belegt. Was stimmt, ist Folgendes: Wenn Menschen andere beurteilen, reichen ihnen dazu bereits Kleinigkeiten aus. Wie Du angezogen bist und ob du bei der Begrüßung offen und freundlich oder eher reserviert wirkst, lässt bei Deinen Gesprächspartnern tatsächlich eine erste Bewertung im Kopf entstehen. Doch diese ist natürlich nicht in Stein gemeißelt. Sobald weitere Informationen hinzukommen, wird der erste Eindruck überprüft und gegebenenfalls angepasst. Wahrscheinlich kennst Du das aus Deinem Alltag: Manchmal ist Dir jemand äußerlich unsympathisch, aber sobald er oder sie mit Dir redet, merkst Du, dass Deine Einschätzung falsch war. Natürlich hilft es ungemein, wenn bereits der erste Eindruck positiv ist! Aber die erste Minute entscheidet nur sehr selten darüber, ob Du die Stelle bekommst oder nicht.

Vorstellungsgespräch nach Muster: Das Kennenlernen

Im Konferenzraum oder Büro, in dem das Job-Interview stattfindet, warten eventuell noch weitere Gesprächsteilnehmer auf Dich. Der reibungslose Ablauf des Vorstellungsgesprächs gebietet: Begrüße auch hier nach Möglichkeit jeden Einzelnen förmlich mit einem Händedruck. Laut Knigge setzt man sich erst hin, nachdem man vom Gastgeber dazu aufgefordert wurde. Bewerbungsratgeber empfehlen außerdem, ein angebotenes Glas Wasser oder anderes Getränk immer anzunehmen. Es wirkt höflicher und kann Dir später noch nützlich sein, falls Dir beim Reden der Mund trocken werden sollte.

In den meisten Fällen stellen sich Deine Gegenüber noch einmal genau vor und erläutern, warum sie mit im Raum sitzen. Versuche Dir die Namen und Positionen Deiner Gegenüber zu merken. In manchen Fällen wird daraufhin noch einmal erläutert, um was für eine Stelle es sich genau handelt, also welche Tätigkeiten Dich bei dieser Arbeit hauptsächlich erwarten würden. Höre aufmerksam und interessiert zu, vielleicht ergibt sich ja die Möglichkeit für eine gute Rückfrage.

Die Selbstpräsentation nach Muster: Vorstellungsgespräch vorbereiten

Als Nächstes – diese Phase ist unausweichlich im Vorstellungsgesprächsablauf – wirst Du gebeten, Dich selbst vorzustellen. „Erzählen Sie uns doch mal etwas über sich“ lautet die verbreitetste Einstiegsformel. Nun hast Du die Gelegenheit, Dich zu präsentieren. Einige Minuten lang solltest Du erzählen, was Du bisher gemacht hast und weshalb das dazu geführt hat, dass Du Dich aktuell auf diese Stelle bewirbst. Dabei greifst Du natürlich auf die Angaben aus Deinem Lebenslauf zurück. Erwähne aber nur jene Stationen, die wirklich relevant für die Bewerbung sind. Idealerweise zieht sich dann ein roter Faden durch Deine Selbstpräsentation, der genau auf die ausgeschriebene Stelle hinführt – „Storytelling“ heißt das Zauberwort. Es empfiehlt sich, diese Selbstdarstellung vor jedem Bewerbungsgespräch kurz einzuüben.

Im Anschluss wartet die vielleicht gefürchtetste Passage des Gesprächs: Fragen zu Deiner Person. Was reizt Dich an der Stelle? Warum sollte die Firma gerade Dich einstellen? Sei auf die Standardfragen vorbereitet, denn sie sind Teil jedes Muster-Vorstellungsgesprächs! Wer schon bei „Warum haben Sie sich bei uns beworben?“ herumdruckst, beweist, dass er sich für das Gespräch nicht ausreichend gerüstet hat.

Klar sollte sein, dass Du Dein Licht in dieser Phase der Unterhaltung nicht unter den Scheffel stellst. Allerdings belegen Umfragen unter Personalern, dass auch ein Zuviel an Selbstvertrauen unsympathisch wirken kann. Rede deshalb nicht allzu lange und weitschweifig über Deine Fähigkeiten und Erfolge, sondern nur so viel, wie es zur Beantwortung der Fragen nötig ist.

Wichtiger Punkt im Ablauf des Vorstellungsgesprächs: Deine Rückfragen

Es wirkt so, als sei das Gespräch schon fast überstanden, die Frage eher eine Formalität: „Haben Sie denn noch Fragen an uns?“ Du solltest aber auf keinen Fall den Fehler machen, hier höflich zu verneinen, um schnellstmöglich wieder nach draußen zu kommen. Rückfragen vom Bewerber an das Unternehmen gehören zu einem erfolgreichen und „normalen“ Vorstellungsgespräch mittlerweile dazu. Deine potenziellen Chefs erkennen daran, ob Du tatsächlich an der Stelle interessiert bist und wie gut Du Dich auf das Bewerbungsgespräch vorbereitet hast.

Gut geeignet sind Fragen, die Informationen aus dem Gespräch aufnehmen und vertiefen. Auch erlaubt sind Fragen, mit denen Du Fachkenntnisse unter Beweis stellst. Vermeide es aber, Dinge zu fragen, die entweder schon in der Stellenausschreibung standen oder die Du leicht auf der Homepage des Unternehmens hättest nachlesen können. Frage auch nichts, was ein Unternehmensvertreter in diesem Moment ohnehin nicht ehrlich beantworten könnte. Das wäre zum Beispiel, ob Dich eine positive Arbeitsatmosphäre erwartet oder ob sich Dein Vorgänger im Streit von der Firma getrennt hat. Gegebenenfalls kannst Du schon Details zu Gehalt, Urlaubsanspruch oder möglicher Beförderungen erfragen. Für solche Verhandlungen gibt es aber oft auch eine zweite Gesprächsrunde.

Einige wichtige Fragen, die Du Dir notieren könntest:

  • Wie lange gibt es diese Stelle schon?
  • Wie kann ich mich in Ihrem Unternehmen weiterentwickeln?
  • Was erwarten Sie von einem Mitarbeiter mit dieser Position vor allem?
  • Wann empfänden Sie einen Mitarbeiter in dieser Position als erfolgreich?
  • Könnte ich einen Blick auf den Arbeitsplatz werfen?
  • Mit welchen Abteilungen arbeitet Ihre Abteilung zusammen?
  • Welche Rolle spielt diese Abteilung im Unternehmen?

Die letzte Station im Muster-Vorstellungsgespräch: Abschluss und Verabschiedung

Am Ende des Gesprächs wird sich Dein Ansprechpartner bei Dir bedanken und Dir üblicherweise mitteilen, dass es noch ein wenig dauern kann, bis die Entscheidung gefällt wird. Frage ruhig nach, bis wann Du voraussichtlich mit einer Nachricht rechnen kannst – so vermeidest Du es, zu früh nach dem Termin eine Nachfrage zu stellen. Bedanke Dich noch einmal für die Einladung und das Interesse an Deiner Person. Eine freundliche Verabschiedung und ebensolches Händeschütteln gehören immer dazu, selbst wenn Du den Eindruck hattest, dass das Gespräch nicht rund lief. Damit demonstrierst Du Professionalität.

Vorstellungsgespräch: Dauer der einzelnen Phasen

Die Länge des Gesprächs ist variabel und hängt von vielen Faktoren ab. Meistens dauert es aber zwischen 30 und 60 Minuten. Noch längere Gespräche sind eher üblich, wenn es um höhere Positionen geht, die mit größerer Verantwortung im Unternehmen einhergehen. Wenn man von einem Vorstellungsgespräch mit einer Dauer von 45 Minuten ausgeht, entfallen davon im Schnitt etwa 5 Minuten auf die Begrüßung und den Small Talk, 5 Minuten auf das anfängliche Kennenlernen, 15 Minuten auf die Selbstpräsentation nebst Fragen an den Bewerber, 15 weitere Minuten auf Rückfragen an das Unternehmen und schließlich 5 Minuten auf den Abschluss und die Verabschiedung.

Häufige Fragen im Verlauf des Vorstellungsgespräches und welche Antworten erwartet werden

Nun weißt Du alles über den wahrscheinlichen Ablauf Deines Vorstellungsgesprächs und die Dauer. Aber Du zerbrichst Dir noch den Kopf darüber, welche Fragen Deine zukünftigen Chefs konkret stellen könnten? In dieser Tabelle sind einige sehr häufige Fragen aufgelistet und was Dein Gegenüber daraufhin vermutlich hören will – beziehungsweise, mit welcher Art von Antwort Du am ehesten punkten kannst:

Frage Mögliche Antwort
Was interessiert Sie an dieser Stelle?
  • Inhalte
  • Aufgaben
  • Möglichkeit persönlicher Entwicklung
Warum ist das Unternehmen für Sie interessant?
  • Unternehmensphilosophie
  • interessante Produkte
  • Innovativität
  • Erfolgszahlen, Marktposition
Was wünschen Sie sich von Ihrer neuen Stelle?
  • Qualifikationen einbringen
  • etwas bewegen können
  • Neues lernen
  • gute Teamatmosphäre
Welche Qualifikationen bringen Sie für den Job mit?
  • Studium, Ausbildung
  • evtl. Zusatzqualifikationen
  • konkrete praktische Vorerfahrungen
Warum passt dieser Job perfekt zu Ihrem bisherigen Werdegang?
  • „roter Faden“: Verbindungen zwischen vorheriger Erfahrungen und Anforderungen der Stelle finden
Warum sollten wir Sie einstellen?
  • große Motivation
  • Leistungsbereitschaft
  • Identifikation mit dem Unternehmen / Interesse, Teil der Firma zu werden
Was können Sie für uns tun, was andere nicht können?
  • evtl. ungewöhnlichen Punkt aus dem Lebenslauf erwähnen
Was sind Ihre Stärken?
  • nur Dinge nennen, die für die Stelle relevant sind (nicht „Ich kann gut Gitarre spielen“)
  • nicht zu dick auftragen
Was sind ihre Schwächen?
  • keine „versteckten Stärken“ nennen (durchschaubar!)
  • keine gravierenden Schwächen nennen (Unpünktlichkeit, Faulheit)
Warum wollen Sie Ihren bisherigen Job kündigen?
  • neue Aufgaben, persönliche Weiterentwicklung
  • Gehalt nicht in den Vordergrund stellen
  • keine Lästereien über den alten Arbeitgeber schildern – professionell und positiv bleiben
Wäre es kein Problem für Sie, für die Stelle umzuziehen?
  • Entscheidung ist wohlüberlegt
  • evtl. Unterstützung der Familie für die Umzugspläne versichern
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